Van handmatig naar modern: Friskis & Svettis omarmt baanbrekende technologie met PerfectGym

Friskis & Svettis werd in 1978 opgericht als Zweedse non-profitorganisatie en is inmiddels uitgegroeid tot 500.000 leden. Je kunt Friskis & Svettis nu ook buiten Zweden vinden, in België, Denemarken, Frankrijk en zelfs in het Verenigd Koninkrijk. Ze geloven dat een geslaagde workout zowel het lichaam als de zintuigen aanspreekt. Daarom bieden ze verschillende manieren om te trainen. Elke individuele gebruiker krijgt een persoonlijke ervaring.

Friskis & Svettis Brussels biedt sessies aan in 5 binnen- en 4 buitenlocaties. Binnenactiviteiten zijn onder andere Jympa (all-in-one workout met de focus op muziek), barbell, dans of spinning. Buitenactiviteiten zijn hardlopen, nordic walking en zomerparksessies. Familiesessies zijn ook een optie voor degenen die graag actief tijd doorbrengen met hun geliefden.

Het unieke aan Friskis & Svettis verenigingen zijn de vrijwilligers. Alle trainingen worden geleid door vrijwillige licentie leiders en coaches.

Afbeelding bron

Friskis & Svettis hadden een uniform systeem nodig

Na de uitbreiding nam Friskis & Svettis de beslissing om alle vestigingen onder één systeem te verenigen. Voorheen gebruikte elke vereniging twee systemen om het lidmaatschap van gebruikers te beheren. Er werd een WordPress-plugin gebruikt voor de kalender en een aparte op maat gemaakte oplossing voor ledenbeheer. Maar de bestaande systemen waren niet opgewassen tegen de uitdaging van het verenigen. De belangrijkste problemen waren

• Risico op een inbreuk op de beveiliging - gebrek aan ondersteuning van de leverancier leidde tot een onjuiste module-update. Dit resulteerde in verschillende hackpogingen.
• Slechte UI - gebrek aan gebruiksvriendelijke of intuïtieve aanmeldings- en verlengingsprocessen.
• Nog meer plugins geen geïntegreerde optie voor boeking, waardoor we een externe oplossing moesten zoeken toen COVID-19 toesloeg.
• Moeilijk betalingsproces - handmatige bankoverschrijving waarbij een handmatige controle en voltooiing van de bestelling nodig was, was de enige beschikbare betalingsmethode.
• Gebrek aan ontwikkeling - niet in staat om meer uit de bestaande systemen te halen.

PerfectGym biedt een uniforme oplossing

Na wat rondgekeken te hebben, besloten Friskis & Svettis dat PerfectGym aan hun verwachtingen voldeed. Ze waren op zoek naar een platform dat al hun huidige gegevens naar het nieuwe systeem zou overzetten. Maar ze vonden het ook belangrijk dat alle functionaliteiten met elkaar gesynchroniseerd waren, onder één app.

Integraties maken inschrijving eenvoudiger

Friskis & Svettis konden hun huidige abonnementen integreren in het Cloud-Based platform van PerfectGym. Bovendien biedt het verschillende extra functionaliteiten die hun vorige provider niet bood. Dit zijn onder andere booking tools, koppelingen naar virtuele sessies en extra betaalmethoden. Friskis & Svettis hebben gemerkt dat deze functionaliteiten intuïtief en gebruiksvriendelijk zijn gebleken.

Dankzij de eenvoudige selfservice registratie kunnen nieuwe leden zich inschrijven wanneer het hen uitkomt. Gebruikers kunnen dit vrijwel overal doen zolang ze toegang hebben tot internet. Bovendien bieden Friskis & Svettis kortingslidmaatschappen voor kinderen en jongvolwassenen. Ouders hebben de mogelijkheid om kinderen toe te voegen aan hun lidmaatschap. Via het gebruikersportaal is het beheren van extra accounts eenvoudig. Gebruikers kunnen vervolgens één betaling doen voor alle bijbehorende lidmaatschappen.

Afbeelding bron

Het gebruikersportaal en de betalingsintegratie maken kopen eenvoudiger

De moderne en gebruiksvriendelijke gebruikersinterface maakt het makkelijker voor bestaande klanten om hun lidmaatschap te verlengen. Via het online portaal hebben beide gebruikers toegang tot hun account, activiteitenlogboek en aangeboden lessen. Ze konden gebruikers eenvoudig aanmelden voor proefsessies of virtuele sessies tijdens COVID-19 tijden. Leden konden deze boekingen maken via het gebruikersportaal. Hun vorige systemen boden niet zo'n scala aan functies.

Voorheen maakte het betalingsproces bij Friskis & Svettis uitsluitend gebruik van handmatige bankoverschrijvingen. Dit ging gepaard met een proces van meerdere stappen, wat het leven van de gebruikers moeilijker maakte dan nodig was. Friskis & Svettis kon profiteren van de uitgebreide betalingspartnerschappen van PerfectGym om betalingen eenvoudiger te maken. De oude methode werd vervangen door het elektronische betalingsintegratieproces. Gebruikers kunnen nu voor hun lidmaatschap betalen met de methode die hen het beste uitkomt.

Lessen boeken vereenvoudigd met PG GO App

Friskis & Svettis besloten om de mobiele app PerfectGym Go aan hun abonnement toe te voegen. Via de app kunnen leden de lesagenda bekijken, reserveren en een beoordeling geven. Als een les vol is, kunnen gebruikers op de wachtlijst gaan staan en krijgen ze bericht zodra er een opening is. Een unieke functie die voldoet aan de unieke behoeften van Friskis & Svettis.

"Met de vereenvoudigde 'one click'-boeking werd de mobiele app de belangrijkste interface voor onze leden" zegt Johannes Hock.

Afbeelding bron

Bovendien kunnen gebruikers hun mobiele PerfectGym Go-app gebruiken als digitale lidmaatschapskaart. Dit maakte de toegang tot de club veel gemakkelijker voor hun leden. Het onthouden van toegangscodes, speciale passen of ledenlijsten behoort tot het verleden. Zolang ze hun telefoon bij zich hebben, hebben ze toegang tot de Friskis & Svettis centra.

Gebruik gegevens voor meer persoonlijke ledencommunicatie

De beschikbare rapporten maken gegevensanalyse eenvoudig. Ze zijn in staat om een persoonlijkere relatie met hun leden op te bouwen. Elke vereniging kan gepersonaliseerde berichten naar haar klanten sturen. Van verjaardagsberichten tot lesbevestigingen en aanwezigheidsherinneringen. Deze berichten kunnen klanten bereiken via e-mails, sms-berichten of de app. Elke vereniging kan haar communicatie afstemmen op haar behoeften.

"Ingebouwde meldingen helpen ons om onze leden op een meer gepersonaliseerde manier te bereiken. We kunnen nu groeten, verjaardagswensen of herinneringen sturen" - Johannes Hock, Friskis & Svettis

Personalisatie van gebruikersrechten maakt vrijwilligersbeheer eenvoudig

De trainers van Friskis & Svettis zijn vrijwillig geëngageerde licentieleiders en coaches. Het was belangrijk voor Friskis & Svettis om de rechten van vrijwilligers te kunnen beheren. Verschillende vrijwilligers moeten toegang hebben tot verschillende soorten gegevens via het portaal.

"De oplossingen van PerfectGym maken het beheren van vrijwilligers naadloos. We kunnen verschillende vrijwilligers specifieke toegangsrechten geven op basis van hun respectievelijke rollen."

-Johannes Hock, Friskis & Svettis

Afbeelding bron

Elke vereniging van Friskis & Svettis kan nu haar gegevens aanpassen aan haar behoeften. Het systeem houdt de betrokkenheid van klanten bij. Dit maakt het gemakkelijk om degenen die dreigen af te haken op te sporen en hen opnieuw te betrekken via multichannel outreach. Het systeem herkent ook regelmatige gebruikers en intensieve gebruikers, zodat ze kunnen worden geïdentificeerd voor upsell-mogelijkheden.

Friskis & Svettis heeft de verschillende modules volledig geïntegreerd in één platform

De overstap kan een ontmoedigende taak zijn, maar niet bij PerfectGym. De geboden klantenondersteuning is geweldig. Het onboardingteam stond klaar om vragen te beantwoorden wanneer die zich voordeden.

Friskis & Svettis, Brussel vond het onboardingteam deskundig en vriendelijk. Ze staan klaar om vragen te beantwoorden wanneer die zich voordoen.

"De overstap naar een cloudgebaseerd systeem zorgde voor de beschikbaarheid van onze systemen en stabiliteit voor onze centra. De integratie met de leveranciers van digitale betalingen en de mobiele applicatie hebben onze club weer op het spoor gezet van de laatste technologische trends"- Johannes Hock, Friskis & Svettis.