Kompletny przewodnik po oprogramowaniu dla punktów sprzedaży na siłowniach

Prowadzenie klubu fitness ma wiele aspektów; procesy, obsługa klienta, finanse i konserwacja sprzętu to tylko niektóre z nich. Właściciele klubów muszą kręcić wieloma talerzami naraz, aby siłownia działała. A jeśli jeden talerz spadnie i rozbije się, może to oznaczać katastrofę dla całego przedsięwzięcia.

Tak, zarządzanie klubem fitness jest trudne.

Ale jest jedna tajna broń, której większość klubów nie wykorzystuje w swojej działalności: Zaawansowany system punktów sprzedaży (z ang. Point of Sale, POS).

Wykorzystując swój pełny potencjał, oprogramowanie POS może uprościć codzienne operacyjne funkcjonowanie całego klubu fitness. Jest jak mędrzec, który wie wszystko, co dzieje się na terenie Twojej siłowni.

Zasadniczo, holistyczne systemy punktów sprzedaży pomogą Ci zdemistyfikować procesy operacyjne, lepiej zarządzać finansami klubu i zwiększyć zadowolenie klientów.

W tym artykule poznasz:

• Powody, dla których obiekty fitness powinny unowocześniać swoje POS
• Przykłady z życia wzięte, jak świetny POS może odmienić siłownię
• Zestawienie funkcji, które powinien mieć świetny POS

Dlaczego siłownie potrzebują lepszych systemów POS?

Pomimo nazwy, systemy POS nie służą wyłącznie do przeprowadzania stacjonarnych transakcji z klientami klubu. Najlepsze cyfrowe systemy punktów sprzedaży mogą w rzeczywistości zwiększyć ilość pieniędzy, które klienci wydają w Twoim klubie, a także przyspieszyć procesy administracyjne.

Ale w klubach fitness właściciele zazwyczaj korzystają z kilku systemów do zarządzania swoim obiektem. To rozwiązanie może być skomplikowane do śledzenia, pozostawiając bałagan w raportach i brak szans na szybkie zbieranie danych.

Ponadto, starsze systemy mogą stać się niestabilne, co prowadzi do przeciążenia systemu natłokiem informacji i do podatności na awarie. Takie przypadki mogą doprowadzić klub do zastoju i sprawić, że klienci będą sfrustrowani brakiem działań, jakie mógłby wykonać personel biurowy.

Jednak doskonałe oprogramowanie POS może wnieść nowy poziom wydajności recepcji, co sprawi, że Twój obiekt będzie bardziej profesjonalny, wygodny i pomocny dla klientów klubu fitness.

Branża fitness rozwija się w ekspresowym tempie, co oznacza, że konsumenci stają się coraz bardziej świadomi swojego dobrego samopoczucia. Doprowadziło to również do wzrostu konkurencyjnych, alternatywnych rozwiązań fitness, jak aplikacje treningowe i inteligentne domowe urządzenia do ćwiczeń. Aby dotrzymać tempo konkurencji i rozwijać swoją działalność, Twój obiekt musi działać jak dobrze naoliwiona maszyna.

Młodzi ludzie są obecnie największą grupą demograficzną podejmującą działania w zakresie fitnessu, przyzwyczajoną do błyskawicznych systemów i intuicyjnych procesów płatności mobilnych. Poziom oczekiwań wzrasta, więc logiczne jest, że kluby fitness muszą wymienić swoje oprogramowanie POS na bardziej inteligentne modele, aby im sprostać.

Jak zaawansowany system POS może pomóc Twojej siłowni?

Ponieważ oczekiwania klientów klubów fitness rosną, żądają oni też szybszej obsługi i bezproblemowego dostępu do wszystkich Twoich obiektów. Jednak Twoi pracownicy nie mogą być wszędzie i wiedzieć wszystkiego naraz. Ludzkie błędy mogą sporo kosztować Twoją firmę. Dlatego Twój zespół potrzebuje niewielkiej pomocy, aby zapewnić użytkownikom taką opiekę, jakiej oczekują.

Używanie jednego systemu POS do rezerwacji, płatności, rejestracji klientów, notatek, inwentaryzacji, analiz i raportów oznacza, że cały Twój zespół może się logować i pracować w jednym systemie. To znacznie ułatwi Ci także sporządzanie miesięcznych raportów.

Rezerwacje zajęć i treningów

Kiedy klienci dopytują o zajęcia, jest to doskonała okazja, aby nie tylko zwiększyć przychody klubu fitness, ale także pokazać swoją unikalną ofertę sprzedaży. Zajęcia to nie tylko doświadczenie fitness, ale także okazja do budowania więzi.

Jednak, ze względu na przestarzałe systemy lub skomplikowane rozwiązania budujące doświadczenie użytkowników (z ang. Usex Experience, UX), proces rezerwacji może być żmudny i czasochłonny. To męczące zarówno dla pracowników, jak i klientów korzystających z kiosków samoobsługowych. Ale dzięki wielofunkcyjnemu systemowi, takiemu jak Perfect Gym, pracownicy recepcji mogą rezerwować zajęcia, wystawiać rachunki, przyjmować płatności i wysyłać przypomnienia - wszystko to w ramach systemu punktów sprzedaży.

Szybkość reakcji oprogramowania POS w siłowni może podnieść poziom obsługi klienta, zapewniając wygodę i spokój podczas wizyty klienta na siłowni.

Ponadto, zintegrowanie rezerwacji zajęć i treningów personalnych z systemem zarządzania klubem oznacza, że możesz uzyskać szerszy obraz tego, jak wygląda frekwencja na zajęciach, które przedziały czasowe są najbardziej popularne oraz jaki rodzaj treningu lub instruktor jest najbardziej poszukiwany. Możesz też generować raporty i wykorzystywać dane w e-mail marketingu.

Takie informacje mogą pomóc Ci w tworzeniu lepszych strategii rozwoju dla Twojego obiektu fitness, jak również w eliminowaniu potencjalnych wycieków w przepływie przychodów.

Notatki o klientach

Choć wszyscy klienci przychodzą do Twojego klubu fitness dla zdrowia i kondycji, są oni indywidualistami o unikalnych potrzebach i pragnieniach. A to oznacza, że wymagają również spersonalizowanej opieki.

Przy powszechnej automatyzacji i uogólnionych usługach, odrobina zrozumienia i ludzka troska są w dzisiejszych czasach bardzo pomocne w budowaniu lojalności pomiędzy klientami klubu fitness a placówkami. Badanie przeprowadzone przez Wunderman wykazało, że amerykańscy konsumenci preferują marki zapewniające wyższy poziom obsługi klienta. Wykorzystanie notatek klientów w systemie POS siłowni może mieć wpływ na zapewnienie tej opieki.

Zachęcaj pracowników do notowania swoich spostrzeżeń na temat klientów, z którymi mają styczność. Wtedy Twój klub będzie mógł zaoferować im bardziej spersonalizowane usługi.

Na przykład, jeśli ktoś zauważy, że klient zawsze kupuje baton proteinowy, wychodząc z siłowni, dodaj notatkę: "Zaproponuj Marcie baton proteinowy słony karmel. Jeśli jest przeceniony, poleć jej, aby kupiła kilka".

Taka oferta jest wartościowa dla klienta, a to z kolei oznacza, że będzie on bardziej skłonny do zakupu.

W ten sposób nie tylko sprawisz, że Twoi klienci poczują się otoczeni opieką, ale także zwiększysz sprzedaż.

Zarządzanie szatniami

Niezależnie od tego, czy jesteś niedrogą siłownią, butikiem czy luksusową marką, Twoi klienci oczekują czystych, higienicznych pomieszczeń. Ale nie chcą też siedzieć i czekać, aż pomieszczenia i sprzęt zostaną wyczyszczone.

Jeśli Twoja siłownia działa 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu, może się to wydawać dość dużym wyzwaniem. Jednak - dzięki systemowi POS zintegrowanemu z elektronicznie zasilanymi szafkami - możesz z łatwością sprawdzić zapełnienie szatni.

Źródło:

W ten sposób możesz czyścić szatnie, gdy ich zapełnienie jest niskie, aby mieć pewność, że Twój obiekt jest zawsze gotowy do użytku dla klientów.

Ponadto, dzięki zaawansowanemu systemowi POS, pracownicy biurowi będą mogli elektronicznie komunikować się z szafkami. Jeśli dana osoba w jakiś sposób straci dostęp do swojej karty członkowskiej/szafki podczas ćwiczeń lub zapomni, która szafka jest jej/jego, Twój zespół będzie mógł to sprawdzić i zdalnie ją odblokować.

Sprzedaż detaliczna

Wydatki wtórne lub wydatki pomocnicze to wszelkie dodatkowe przychody generowane przez sprzedaż czegoś, co nie należy do głównego strumienia przychodów siłowni. Przykładami takich wydatków są: odzież sportowa, proszki proteinowe czy książki kucharskie o odżywianiu.

W dzisiejszych czasach konsumenci oczekują, że wiele rozwiązań, których szukają, znajduje się w jednym miejscu. W kontekście fitness oznacza to, że kiedy klienci odwiedzają klub fitness, chcą, aby oferował on więcej, niż tylko eliptyki i bieżnie. Oczekują, że zaoferujesz im również inne rozwiązania związane ze zdrowiem.

W odpowiedzi na ten nowy popyt, siłownie zaczęły poszerzać swoją ofertę produktów z zakresu wydatków wtórnych.

Equinox jest królem w tej dziedzinie. Zbudowawszy markę nawiązującą do luksusu i ekskluzywności, firma oferuje usługi SPA, butelki z wodą własnej marki, odzież, a także - zanurzając się w branży turystycznej - jeszcze w tym roku wprowadzi na rynek "samotnie fitness" oraz swój luksusowy hotel fitness.

Źródło:

Jednak, oprócz lepszych doświadczeń klientów i dodatkowych przychodów, wydatki wtórne mogą również powodować większą złożoność operacyjną.

Zaawansowane systemy POS mogą pomóc Twojemu personelowi w generowaniu sprzedaży, zarządzaniu zapasami oraz realizowaniu i przechowywaniu transakcji płatniczych za dodatkowe wydatki.

Na przykład, dzięki inteligentnym rekomendacjom Perfect Gym, nasze oprogramowanie POS będzie rekomendować produkty, które mogą spodobać się lub być potrzebne danemu klientowi. Działając w podobny sposób, jak Amazon, oprogramowanie analizuje dane klientów i dopasowuje je do produktów, które oferuje Twój obiekt.

Korzystając z takiej funkcji, Twój personel jest w stanie zaoferować produkty, które będą naprawdę przydatne dla Twoich klientów.

Posiadanie takiego systemu w swojej siłowni może naprawdę zwiększyć dodatkowe przychody i nadać usługom dodatkowy, spersonalizowany charakter.

Dane finansowe klubu

Systemy POS dla klubów fitness mogą przechowywać wszystkie transakcje klubu w jednym miejscu. System może pokazać Ci, kto dokonał płatności, kto i kiedy ją zrealizował. Oznacza to, że możesz eksportować wiele różnych rodzajów raportów finansowych za pomocą kilku prostych kliknięć. Dzięki takiej funkcji możesz śledzić wszystkie przychody wpływające do klubu, a co ważniejsze - ich źródła.

Może się okazać, że zajęcia przynoszą świetne wyniki, ale przychody z członkostwa są niskie. Może się też okazać, że dostarczasz więcej produktów, niż wynosi zapotrzebowanie.

Niezależnie od tego, co się dzieje, dzięki przejrzystym raportom finansowym generowanym przez zaawansowany system POS, będziesz w stanie podejmować bardziej świadome decyzje dotyczące zarządzania klubem w oparciu o dane.

Ponadto, tego typu bezproblemowa funkcja raportowania może być również bardzo pomocna przy rozliczaniu podatków i przydzielaniu prowizji dla Twojego zespołu.

Prowizje

Świetne systemy POS nie tylko śledzą transakcje finansowe klubu fitness, ale również mogą śledzić, który z Twoich pracowników dokonał sprzedaży.

Prowadzenie dziennika sprzedaży dokonanych przez pracowników recepcji może pomóc Ci w rzetelnym wynagradzaniu klientów zespołu prowizjami. Daje to również możliwość sprawdzenia, którzy członkowie zespołu dokonali największej sprzedaży członkostw lub dodatkowych gadżetów, a którzy pozostają w tyle. Takie raporty mogą dać Ci prawdziwy wgląd w to, jak dobrze radzi sobie Twój zespół.

Ponadto brak zadowalających wyników sprzedaży może być dla Was inspiracją do wspólnej pracy i burzy mózgów na temat sposobów na przyciągnięcie klientów.

Dzięki oprogramowaniu do zarządzania klubami Perfect Gym, właściciele placówek mogą ustalać różne zasady dotyczące prowizji w zależności od klubu, rodzaju personelu i wskaźników sprzedaży. Zintegrowany już system Perfect Gym POS może monitorować, który członek zespołu dokonał sprzedaży na recepcji i przesyłać te informacje bezpośrednio do systemu zarządzania klubem, w którym znajdą się raporty prowizyjne.

Jakie funkcje posiada doskonałe oprogramowanie POS?

Nie wszystkie systemy są sobie równe. Niektóre systemy POS oferują tylko kompletne minimum w zakresie funkcjonalności sprzedaży dla klubów fitness. Ale jeśli oferujesz tylko podstawowe usługi, to może się to sprawdzić w Twojej siłowni.

Ale, w dłuższej perspektywie, podstawowe systemy POS nie zawsze radzą sobie z rozwojem niektórych obiektów fitness. Prowadzi to do problemów technicznych i wpadek w obsłudze klientów. Dlatego ważne jest, aby używać systemu POS, który może zarządzać wszystkimi Twoimi potencjalnymi planami ekspansji.

Oto, na co powinieneś zwrócić uwagę podczas zakupów systemu POS dla siłowni:

Super proste UX i łatwa rejestracja

System POS dla siłowni może mieć wszystkie piękne bajery i funkcje, ale jeśli panel użytkownika wygląda jak deska rozdzielcza na statku kosmicznym Enterprise - odpuść. Nie ma sensu, aby Twoi pracownicy korzystali z czegoś, co przyczyni się tylko do ich frustracji. System POS ma przecież ułatwiać życie Tobie i Twojemu zespołowi, a nie je utrudniać.

Rzeczywiście, zaawansowane systemy POS to złożone i wielofunkcyjne urządzenia techniczne. Niemniej, to nie znaczy, że ich obsługa musi być skomplikowana.

Doświadczenie użytkownika (z ang. UX), który korzystał ze świetnego systemu POS będzie wyglądać następująco:

• Strony informacyjne czytelne na pierwszy rzut oka
• Atrakcyjne wizualnie teksty, z dużymi czcionkami
• Spójne etykiety funkcji i przejrzyste karty nawigacyjne z łatwymi do zrozumienia ikonami
• Minimalny wystrój na stronie, aby użytkownik zrozumiał, do czego dokładnie służy dana strona

Umowa bez papieru i podpis elektroniczny

Systemy POS online powinny oznaczać dla Twojej firmy mniej papierowych dokumentów. Minęły już czasy, gdy każdy klient Twojej firmy miał papierową umowę schowaną gdzieś w ciemnej szafce.

Umowy online nie tylko pomagają środowisku, ale także pozwalają zaoszczędzić sporo na wkładach do drukarki i zakupie papieru. Ułatwiają też życie Twoim klientom. Nikt nie chce dbać o papierową kopię umowy. Zamiast tego wyślij ją do nich, aby mogli zachować ją w formie cyfrowej na własnym dysku.

Jak więc klienci mają podpisać swoją umowę, skoro nie mogą tego zrobić fizycznie? Za pomocą podpisu elektronicznego. Zamiast długopisu i papieru, klienci mogą używać rysika i elektronicznego notatnika, aby podpisać się swoim nazwiskiem. Rysik i podkładka naśladują ruchy wykonywane w celu podpisania umowy w formie cyfrowej.

Dzięki cyfrowej umowie nie ma potrzeby jej fizycznego wypełniania, a dane klientów są bezpieczne i znajdują się w jednym miejscu. Możesz nawet automatycznie pobrać te informacje do swojego centrum zarządzania treścią (z ang. CMS), aby utworzyć profile klientów za pomocą oprogramowania do zarządzania klubem Perfect Gym.

Dzięki temu rejestracja nowych klientów jest łatwiejsza i szybsza, a Twoi pracownicy mogą skupić się na ważnych sprawach, jak wprowadzanie nowych klientów do klubu lub zwiększanie frekwencji na zajęciach.

Solidne funkcje i szybkie płatności

Czy kiedykolwiek potrzebowałeś czegoś szybko, ale Twój komputer wybrał właśnie ten moment, aby się zawiesić, wolno się ładować lub ulec awarii? Frustracja, jaką odczuwasz, gdy potrzebujesz wydajności, a coś Cię powstrzymuje, jest nie do zniesienia.

Wyobraź sobie, że Twój zespół lub Ty sam musiałbyś przechodzić przez to samo uczucie za każdym razem, gdy dokonujesz płatności. Wyobraź sobie, jak mogliby się z tym czuć Twoi klienci?

Tak na prawdę system POS w Twojej siłowni powinien bardzo dobrze wykonywać jedną rzecz - przetwarzać płatności. Większość ludzi nie płaci gotówką, a dzięki technologii mobilnej większość ludzi nie używa już nawet fizycznej karty. Dlatego najlepsze systemy punktów sprzedaży dla siłowni powinny być wystarczająco wydajne, aby szybko przetwarzać płatności i wystarczająco solidne, aby przyjmować każdy rodzaj zapłaty.

Pamiętaj, że Twój system POS powinien ułatwiać życie Twojemu zespołowi i zwiększać wygodę Twoich klientów. Popularne rodzaje płatności bezgotówkowych, z których mogą korzystać Twoi klienci:

• Apple pay
• Portfel Google'a
• Płatność kartą zbliżeniową
• Karta kredytowa

Oprócz tego Twój system POS odpowiada również za szybkość i dokładność odpowiedzi na pytania klientów. Jeśli klient chce zarezerwować zajęcia, wnieść opłatę członkowską, uzyskać dostęp lub anulować umowę, a Twoi pracownicy nie są w stanie mu pomóc, oznacza to, że klient będzie mieć bardzo nieprzyjemne wspomnienia. A najgorzej, jeśli dzieje się to w godzinach szczytu.

Twoi klienci oczekują rezultatów, więc system POS w Twoim obiekcie fitness nie powinien być tylko atrapą.

Wielofunkcyjne systemy POS mogą obsługiwać wiele procesów, co oznacza, że potrzebują szybszych procesorów i większej wydajności. Muszą być na tyle solidne, by radzić sobie z wieloma zadaniami jednocześnie. Są też na tyle inteligentne, by sprawnie je realizować. Oczywiście, takich systemów nie rozdaje się za darmo. Jest to jednak jedyny obszar, w którym jakość pokonuje ilość.

Jeśli pójdziesz na skróty w kwestii jakości i funkcjonalności swojego systemu POS dla siłowni, może to doprowadzić do pewnych koszmarów operacyjnych w późniejszym terminie.

Integracja z innym oprogramowaniem firm trzecich

Najlepsze systemy POS dla siłowni będą w stanie płynnie zintegrować się z innym oprogramowaniem, którego możesz używać do prowadzenia siłowni. Dzięki temu będziesz mieć dostęp do wszystkich danych, korzystać z nich i przechowywać je w jednym miejscu.

Korzystanie z wielu różnych systemów może być kłopotliwe. Dlatego możesz zintegrować się tak, aby mieć kontrolę nad wszystkimi aspektami swojej siłowni. Na przykład dzięki otwartemu interfejsowi programistycznemu aplikacji (z ang. API) możesz zintegrować kontrolę dostępu z systemem POS w klubie i kontrolować wejścia z recepcji. W Perfect Gym współpracujemy już z liderem w dziedzinie kontroli dostępu, firmą Gantner, dzięki czemu nasi klienci mogą monitorować statystyki frekwencji w swojej siłowni, blokować niepłacących klientów oraz zdalnie sterować szafkami i bramkami wejściowymi, z poziomu recepcji.

Możesz także zintegrować swój system POS z systemem zarządzania klubem, dzięki czemu wszystkie transakcje będą wprowadzane bezpośrednio do systemu, a raporty będą mogły być łatwo generowane. W ten sposób będziesz mieć wgląd w czas transakcji oraz w to, kto dokonał płatności.

Używanie chmury i szyfrowane

Ponieważ przez Twój system przechodzi tak wiele wrażliwych danych, Twoje oprogramowanie POS musi być bezpieczne. Mówiąc bezpieczne, mamy na myśli zabezpieczenie przed dostępem innych osób do informacji o Twoich klientach, a także zabezpieczenie przed awarią techniczną. Jeśli nastąpi przerwa w dostawie prądu lub dysk twardy systemu zostanie wyczyszczony, stracisz wszystkie informacje o klientach, sprzedaży, zapasach, prowizjach, raportach finansowych i innych.

Czy nie byłoby to łamiące serce?

Na szczęście najwyższej klasy systemy POS są przygotowane na takie scenariusze "końca świata". Dzięki wielu hostingom w chmurze, jakie oferuje Perfect Gym, dane POS Twojej siłowni mogą być zapisywane automatycznie co dwie godziny.

Ponadto, ze względu na dane, które przechowujesz w swoim systemie, możesz stać się celem cyberhakerów, którzy włamują się do baz danych, aby wykraść informacje i sprzedać je przestępcom.

Jako właściciel ośrodka jesteś zobowiązany przez prawo do zapewnienia bezpieczeństwa prywatnych informacji swoich klientów. Najlepszym sposobem na to jest zainstalowanie systemu POS wyposażonego w zaawansowane szyfrowanie, które jest zgodne z normą bezpieczeństwa stosowaną w środowiskach, gdzie przetwarzane są dane posiadaczy kart płatniczych (z ang. PCI DSS).

W skrócie...

Zakup solidnego i wielofunkcyjnego systemu punktów sprzedaży może ułatwić codzienną pracę w Twoim obiekcie fitness. Lepsze praktyki organizacyjne i zarządzanie oznaczają, że możesz przestać tonąć w administracji i zacząć koncentrować swoje wysiłki na pomaganiu swoim klientom i na rozwijaniu biznesu.

Jeśli chcesz zrobić krok i dalej się rozwijać, oprogramowanie POS dla obiektów fitness może pomóc Ci obsłużyć ten wzrost. Dzięki funkcjom wymienionym powyżej, Twój system POS może działać jako kolejny cenny członek zespołu pilnujący interesów Twojego obiektu.