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Verwendung einer Kursverwaltungssoftware für Ihre Schwimmschule

Schwimmschulen sind ein großartiges Geschäftsfeld, sowohl als eigenständige Schulen als auch als Zusatzeinkommen für Fitnesseinrichtungen. Der Betrieb einer Schwimmschule bringt jedoch mehr Herausforderungen mit sich, als man auf den ersten Blick sieht. Lesen Sie, wie Kursverwaltungssoftware den Betrieb Ihrer Schwimmschule optimieren kann, damit sich Ihre Mitarbeiter darauf konzentrieren können, den Schwimmschülern zu helfen, ihre Ziele zu erreichen.

Verwendung einer Kursverwaltungssoftware für Ihre Schwimmschule

Auf der ganzen Welt ist das Erlernen des Schwimmens ein ebenso wichtiger Meilenstein wie das Erlernen des Fahrradfahrens oder das Binden der Schuhe. Dementsprechend profitieren Schwimmschulen von einem ständigen Pool ( ͡° ͜ʖ ͡°) interessierter Verbraucher, die zu neuen Kunden werden. Dies hat viele Fitnessstudios dazu veranlasst, das Beste aus ihren Einrichtungen zu machen, indem sie Schwimmkurse als zusätzliche Einnahmequelle anbieten.

Der Betrieb einer Schwimmschule bringt mehr Herausforderungen mit sich, als man auf den ersten Blick sieht. Unabhängig davon, ob es sich bei Ihrem Unternehmen um eine unabhängige Schwimmschule oder ein Nebengeschäft in einem traditionellen Fitnessclub oder Freizeitzentrum handelt, erfordert die Durchführung von Schwimmkursen ein hohes Maß an Organisation und Managementstrategie.

Das reicht von der Auswahl hervorragender Schwimmlehrer über die Organisation des Unterrichts bis hin zum Aufbau enger Beziehungen zu Schülern und Eltern. Schwimmschulen müssen auch darauf vorbereitet sein, mit den sich ständig ändernden Gegebenheiten ihres Geschäfts umzugehen: Zufluss neuer Kunden, unregelmäßige Zeitpläne der Kunden, Wechsel der Schüler in neue Klassen oder Stufen usw.

Viele Verwaltungsplattformen wurden nicht mit Blick auf Kurse für Kinder entwickelt und verfügen daher nicht über die Funktionen, um den allgemeinen Bedürfnissen von Eltern oder Erziehungsberechtigten gerecht zu werden. Diese Anforderungen werden immer komplexer, je mehr Schwimmschulen im Laufe der Zeit aufgebaut werden.

Dieser Artikel gibt einen Überblick über die Ressourcen, Richtlinien und Werkzeuge, die für den Erfolg eines Schwimmschulgeschäftsmodells erforderlich sind.

Einstellung des richtigen Personals

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Wie jedes Unternehmen mit Kundenkontakt kann auch Ihre Schwimmschule nur so seriös sein wie die Lehrer und Mitarbeiter, die Sie einstellen. Es braucht eine besondere Person, die gut mit kleinen Kindern arbeiten kann, vor allem solche, die eine angemessene Ausbildung in Wassersicherheit und Erster Hilfe absolviert haben. Schwimmlehrer müssen gute Schwimmer und gute Kommunikatoren sein, die sich gut auf ihr junges Publikum einstellen können. Oft haben Schwimmlehrer einen Hintergrund in der Kinderbetreuung oder einem verwandten Bereich.

Der Schwimmunterricht sollte so gestaltet sein, dass Unterricht und Technik in einem ausgewogenen Verhältnis zueinander stehen und den Kindern auf unterhaltsame und innovative Weise vermittelt werden. Die Lehrkräfte sollten über ausreichende Kenntnisse in der frühkindlichen Erziehung verfügen , um Lektionen und Beurteilungen zu erstellen, die den Fortschritt der Schüler messen, aber auch Spaß, Spiele und Gelegenheiten zur sozialen Kontaktaufnahme bieten.

Wenn der Unterricht fortgeschrittener wird, sollten die Lehrkräfte natürlich über die nötigen Schwimmkenntnisse verfügen, um ihren Schülern zu helfen, sich zu verbessern und ihre Fähigkeiten zu steigern. Sie sollten auch in der Kommunikation mit den Eltern versiert sein und grundlegende Managementaufgaben im Zusammenhang mit dem Betrieb der Schule übernehmen.

Einzigartige Richtlinien der Schwimmschule festlegen

Die Geschäftsmodelle von Schwimmschulen sind flexibel und können auf unterschiedliche Weise funktionieren. Manche sind so flexibel wie ein wöchentlich wechselnder Stundenplan, der sich nach den Anmeldungen richtet, andere sind so starr wie wiederkehrende Kurse mit festen Schülern. Unabhängig von der Struktur Ihrer Schwimmschule sind die Erstellung und Durchsetzung einheitlicher Richtlinien entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens. Einige Grundlagen sind zu beachten:

Zahlungsrichtlinien

Schwimmschulen müssen einheitliche Zahlungspläne erstellen, die ihr Geschäftsmodell ergänzen. Dies kann von einer Vorauszahlung über eine monatliche oder wöchentliche Abrechnung bis hin zu einer Abrechnung pro Unterrichtsstunde reichen. Jedes Modell bietet Vor- und Nachteile: Kunden können durch eine hohe Vorauszahlung abgeschreckt werden, während mehrere Zahlungen die Mitarbeiter vor unvermeidliche Probleme stellen, wie z. B. verspätete Zahlungen oder Streitigkeiten über die Stornierung von Kursen oder Rückerstattungen (siehe Stornierungsrichtlinien unten).

Vorauszahlungen für einen gesamten Schwimmkurs sollten Rückerstattungen oder Nachholtermine vorsehen, wenn ein Schüler den Unterricht versäumt. Ebenso sollten bei unterteilten Zahlungsplänen die anfallenden Gebühren für verspätete Zahlungen, Warnfristen für die Stornierung von Kursen usw. klar angegeben werden.

Schwimmschulen können ihre Zahlungsrichtlinien am besten durchsetzen, indem sie flexible und bequeme digitale Zahlungsoptionen anbieten . Durch das Angebot von möglichst vielen bequemen Zahlungsmöglichkeiten wird den Eltern unnötiger Aufwand abgenommen. Eine automatisierte Rechnungsstellung garantiert außerdem, dass die Zahlungen ohne zusätzlichen Stress für Ihre Mitarbeiter eingehen.

Wenn es zu Zahlungsstreitigkeiten kommt, liegt es bei wiederkehrenden Abrechnungsverfahren in der Verantwortung des Kunden, proaktiv über Ihre Zahlungsrichtlinien für Nachholungen oder Stornierungen zu sprechen. Kundenportale sind eine großartige Möglichkeit für Kunden, die Kontrolle über ihre Zahlungen selbst in die Hand zu nehmen, anstatt die Verantwortung für die Leitung Ihrer Schwimmschule persönlich zu übernehmen.

Stornierungs-/Nachholrichtlinien

Das Leben ist schnelllebig, vor allem für die typischen Schwimmschüler im Alter von 8 Jahren und jünger. Daher ist es für Schwimmschulen wichtig, feste Richtlinien für die Absage von Kursen durchzusetzen. Sie sollten:

  • Einen klaren Zeitrahmen für die straffreie Absage des Unterrichts festlegen (24 Stunden, 12 Stunden usw.).
  • Protokolle für nicht erschienene Schüler oder Absagen in letzter Minute festlegen
  • klare Angaben zu den Möglichkeiten der Schüler bei ordnungsgemäßer Stornierung des Unterrichts. Erhalten im Voraus bezahlte Teilnehmer eine Rückerstattung oder können sie einen Nachholtermin wahrnehmen?
  • Wenn Sie Nachholkurse einrichten, stellen Sie sicher, dass Sie geeignete Optionen haben, die den Zeitplänen und dem Schwimmniveau Ihrer Kunden gerecht werden.

Kundenkorrespondenz und Fortschrittsberichte

Wie in jedem anderen Unternehmen mit Kundenkontakt ist die Pflege enger Beziehungen und die Kommunikation mit den Kunden unerlässlich. In Schwimmschulen bedeutet Kundenkorrespondenz offene Kommunikationswege für die Verwaltung der Mitglieder (Zahlungen, Kursabsagen usw.) und die Berichterstattung über die Fortschritte der Schüler. Die erste und naheliegendste Möglichkeit, die Kundenkommunikation zu organisieren, besteht darin, dafür zu sorgen, dass für jeden Schüler auch die Kontaktinformationen der Eltern im gleichen Mitgliederprofil verfügbar sind. Die Schwimmschulen können dann entscheiden, welches Medium (E-Mail, Telefonanruf, Kundenportal usw.) sie am besten für die Kontaktaufnahme nutzen wollen.

Viele Eltern haben nicht die Möglichkeit, die Schwimmkurse ihrer Kinder zu besuchen oder direkt mit ihren Lehrern zu sprechen. Klare Kommunikationswege und Zeitpläne für Fortschrittsberichte sind eine gute Möglichkeit, Ihre Kunden von Ihrem Service und Ihrer persönlichen Aufmerksamkeit zu überzeugen. Beide Seiten können sehr davon profitieren, wenn die Schwimmlehrer eine einfache Plattform nutzen, um den Schülern nach dem Unterricht Feedback zu geben.

Außerdem lassen sich viele dieser kommunikativen Maßnahmen leicht automatisieren. Neuigkeiten oder Ankündigungen der Schwimmschule können leicht an jeden angemeldeten Schüler oder auf individueller Ebene gesendet werden. Auf Gruppen- oder Klassenebene können Ausbilder und Mitarbeiter nach dem Unterricht Zusammenfassungen der Kurse oder wichtige Informationen über einen beliebigen Kanal an alle Schülerfamilien senden.

E-Mails können auch so eingerichtet werden, dass Eltern automatisch über wichtige Aktualisierungen der Klasse oder des Schülers benachrichtigt werden: wenn sich ein Schüler anmeldet, wenn ein Schüler die Gruppe verlässt, wenn sich die Klassenstufe oder der Unterrichtsort ändert usw.

Eine weitere großartige und einfache Möglichkeit zur Pflege hervorragender Kundenbeziehungen ist der Einsatz eines Kundenportals. Kundenportale sind eine einfache Plattform für Lehrkräfte, um die Eltern über die individuellen Fortschritte oder das Feedback ihrer Kinder zu informieren. Der Abschnitt "Notizen" (oben hervorgehoben) kann für individuelle Fortschrittsberichte oder spezielle Ankündigungen für die Klasse, wie z. B. bevorstehende Beurteilungen oder Klassenfeste, verwendet werden. Er kann auch verwendet werden, um Eltern über Verhaltensauffälligkeiten während des Unterrichts zu informieren.

Zusammenhängende Plattform für die Terminplanung in der Schwimmschule: Organisierte Gruppen- und Klassensegmentierung

Die meisten Schwimmschulen folgen einem ähnlichen Format, bei dem die Schwimmstunden in verschiedene Stufen (Gruppen) eingeteilt werden und diese Stufen dann weiter in Klassen unterteilt werden. Schwimmschulgruppen und -stufen werden in der Regel austauschbar verwendet, um die Schwimmfertigkeit zu definieren, und die Schwimmschulen haben dann eine Reihe von verschiedenen Klassen pro Gruppe und Woche.

Quelle

So kann eine Schule beispielsweise vier verschiedene Gruppen/Stufen anbieten und jede Stufe in fünf verschiedene Kurse unterteilen, die während der Woche stattfinden. Die Stufen im obigen Beispiel werden durch verschiedene Tiere gekennzeichnet: Seesterne, Schildkröten, Pinguine, Robben und Delfine und dann in verschiedenen Farben, um die Klassen zu kennzeichnen.

Auf der Verwaltungsseite können diese Stufen und Klassen im System leicht durch unterschiedliche Namen, Farbblockierung usw. klassifiziert werden. Einmal erstellt, sollten die Stundenpläne so angepasst werden können, dass so viele oder so wenige Klassen pro Gruppenniveau wie nötig hinzugefügt werden können, je nach den Bedürfnissen Ihrer Kunden in Bezug auf Anmeldung und Niveau.

Die Gruppen können auf der Grundlage der vorgeschriebenen Fähigkeiten der Schwimmer gebildet werden, um die Sicherheit der Kinder und eine angemessene Platzierung zu gewährleisten. Die Gruppen sollten auch so flexibel sein, dass ein ständiger Wechsel der Schüler möglich ist: Die Schüler wechseln die Gruppe oder das Niveau je nach den unterschiedlichsten Vorlieben.

Einfache Erstellung von Unterrichtsplänen:

Die Erstellung von Stundenplänen für Schwimmschulen sollte flexible Optionen zur Auswahl der:

  • Dauer des Kurses (wie viele Wochen und Monate)
  • Uhrzeit für Beginn und Ende des Unterrichts
  • Dauer des Kurses
  • Erforderliche Vorkenntnisse
  • Anzahl der freien Plätze im Kurs
  • Altersvorgabe (falls zutreffend)

Nach der Erstellung sollten die Stundenpläne für die Mitarbeiter in Ihrem Schwimmschulverwaltungssystem leicht zu finden sein. Dies kann durch verschiedene Kennzeichnungsoptionen erreicht werden, wie z. B. die Zuweisung von Gruppenstufen in einer bestimmten Farbe und von verschiedenen Klassen durch Bilder oder Symbole. Die Stundenpläne sollten auch leicht mit verschiedenen Suchparametern versehen werden können: z. B. nach Schüler, Unterrichtszeit, Stufe usw.

Die Vereinfachung der häufigsten Verwaltungsaufgaben einer Schwimmschule ist ein großer Vorteil. Wenn beispielsweise ein Elternteil seine Kinder in zwei verschiedenen Alters- und Leistungsklassen zu Kursen anmelden möchte, die zur gleichen Zeit stattfinden, können die Mitarbeiter einfach Filter anwenden, um verfügbare Zeitfenster zu finden, die ihnen entgegenkommen. Diese Filter helfen auch bei der schnellen Navigation zu Unterrichtsausfällen, der Planung von Nachhilfestunden, der Teilnahme am Unterricht usw.

Verwaltung von Unterrichtsplänen

Die Anmeldung von Schülern oder die Einschreibung in Kurse sollte über verschiedene bequeme Kanäle möglich sein. Neben der persönlichen Anmeldung an der Rezeption können die Eltern über Kundenportale die Daten ihrer Kinder eingeben und unabhängig voneinander die Stundenpläne und freien Plätze einsehen.

Bei der Anmeldung von Schwimmschulen kommt es jedoch häufig zu Problemen, wenn die Eltern für die Auswahl der richtigen Kursstufe für ihre Kinder verantwortlich sind. Schwimmschulen können dem entgegenwirken, indem sie die Anmeldeverfahren sowohl online als auch persönlich einschränken. Erstens können auf den Anmeldeportalen Beschränkungen eingeführt werden, um sicherzustellen, dass das Personal die Fähigkeiten des Schwimmschülers richtig einschätzen kann, bevor die Anmeldung abgeschlossen ist.

Dies kann erreicht werden durch die Forderung

  • die Eltern einen Fragebogen ausfüllen
  • einen grundlegenden Schwimmtest vor der Einschreibung

Die Anmeldung sollte so strukturiert sein, dass ein Kind mit dem dazugehörigen Elternkonto/den dazugehörigen Informationen auf demselben Profil registriert wird.

Nach der Anmeldung bietet die Schwimmschulverwaltung eine einfache Plattform für den Zugriff auf alle relevanten Informationen über die Schüler, einschließlich Mitgliedsdetails, Kursergebnissen, Zahlungen, Anwesenheit und Zeitplänen, damit jedes Semester so reibungslos wie möglich verläuft.

Mitgliederverwaltungstools können ein Elternteil auch mit mehr als einem Kind oder mit einem bereits bestehenden Fitnessstudio-Konto verbinden. Wenn Sie diese Konten zusammenhalten, vermeiden Sie in Zukunft unnötiges Kopfzerbrechen durch das Auffinden und Zuordnen separater Mitgliederprofile und relevanter Informationen.

Fähigkeit, eine Reihe gängiger Schwimmschulprobleme zu bewältigen

Schwimmschulen sind oft einer Reihe von unkontrollierbaren Umständen ausgesetzt, die sich auf den Unterricht oder den Zeitplan auswirken können. Dazu gehören unter anderem:

  • Wetterbedingungen
  • Technische Probleme bei der Poolwartung
  • Hygieneprotokolle
  • Medizinische Notfälle

Diese leider weit verbreiteten Haftungen zeigen, dass Schwimmschulen in der Lage sein müssen, jederzeit problemlos über Unterrichtsausfälle zu informieren. Der Einsatz einer ausgeklügelten Verwaltungsplattform kann Schwimmschulen dabei helfen, einschlägige E-Mails im Voraus zu versenden, um vor solchen Umständen oder Unterrichtsausfällen zu warnen.

Falls ein ganzer Kurs neu angesetzt werden muss, sollte Ihr Online-Kursplan außerdem die Möglichkeit bieten, den Zeitrahmen für den einmaligen Anlass zu verschieben, ohne dass der Rest der regulär angesetzten Kurse beeinträchtigt wird.

Abschließende Überlegungen

Schwimmschulen sind ein hervorragendes Geschäftsfeld, sowohl als eigenständige Schulen als auch als Zusatzoption für Fitnesseinrichtungen. Das Angebot von Schwimmkursen kann Ihrem Fitness- oder Freizeitzentrum ein neues Gemeinschaftsgefühl verleihen und gleichzeitig Ihre Einnahmequellen und Ihren Kundenstamm diversifizieren. Obwohl nichts die Bedeutung der Einstellung des perfekten Personals und der Durchführung großartiger Kurse aufwiegen kann, kann der Einsatz eines starken Schwimmschulverwaltungssystems einen großen Unterschied bei der Optimierung Ihrer täglichen Abläufe ausmachen.

Durch den Einsatz von Technologie zur Minimierung allgemeiner, stressiger Backend-Verfahren können Schwimmschulmitarbeiter und -lehrer ihre Zeit optimal darauf verwenden, ihren Schülern dabei zu helfen, einen der am meisten geschätzten Meilensteine ihrer Kindheit mit Bravour zu erreichen.

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