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Wie Clubmanagement-Software den Betrieb von Fitnessstudios rationalisieren kann

Um ihr Angebot zu verbessern, können Fitnessstudio-Manager ihre Dienstleistungen automatisieren und arbeitsintensive Abläufe vereinfachen. Auf diese Weise können Marken ihre Mitglieder unterstützen, Engpässe beseitigen und den Fitnessstudio-Managern mehr Zeit für die Verbesserung des Kundenerlebnisses geben.

Wie Clubmanagement-Software den Betrieb von Fitnessstudios rationalisieren kann

Der Wunsch der Verbraucher nach verbesserten Fitnesserlebnissen und Bequemlichkeit war noch nie so groß wie heute, und er wird weiter zunehmen. Infolgedessen fällt es Clubmanagern schwer, mit Verbrauchertrends zu jonglieren und gleichzeitig ihr Geschäft zu betreiben.

Um dieses Dilemma zu lösen, müssen sich Fitnessmanager darauf konzentrieren, ihre Verantwortlichkeiten zu reduzieren und viele ineffiziente Prozesse oder Umgehungslösungen innerhalb ihres Clubs zu vereinfachen. Der hart umkämpfte Markt erfordert jederzeit Hyperkonnektivität, um den Clubbetrieb zu optimieren.

Durch den Einsatz intelligenter Technologien und leistungsfähiger Computer können Fitnessstudios jetzt in moderne Clubmanagementsysteme investieren, die es den Managern ermöglichen, Aufgaben zu delegieren und arbeitsintensive Prozesse in der Einrichtung zu automatisieren.

Durch die Entlastung von operativen Aufgaben haben Fitnessstudio-Manager die Freiheit, sich auf die geschäftliche Seite der Instandhaltung und des Wachstums ihres Clubs zu konzentrieren. Um dies zu erreichen, sind fortschrittliche digitale Tools jedoch ein wesentliches Element.

Clubmanagementsysteme werden in der gesamten Fitnessbranche eingesetzt. Allerdings schränken die Altsysteme das Wachstum der Clubs mehr denn je ein.

Ein Wechsel ist notwendig.

Die geschäftliche Komplexität ist für große Fitnesseinrichtungen nicht zu vermeiden, so viel ist bekannt.

Durch die Entscheidung für moderne Clubmanagementlösungen können Fitnesseinrichtungen jedoch die Werkzeuge erhalten, die ihre Managementprobleme lindern. So können Fitnessstudiomanager von der täglichen Brandbekämpfung zur Schaffung einzigartiger Kundenerlebnisse durch datengesteuerte Entscheidungen übergehen.

Die Installation einer ganzheitlichen Clubmanagement-Plattform kann Fitnessstudios dabei helfen, ihre Geschäftsabläufe auf vier Arten zu rationalisieren:

  1. Übergabe der Kontrolle an die Mitglieder
  2. Dienstleistungen automatisieren
  3. Verteilung der Arbeitslast
  4. Schaffung einer Informationsdrehscheibe, die datengestützte Erkenntnisse liefert

Dieser Artikel beleuchtet, wie moderne Club-Management-Systeme wie Perfect Gym den Zeit- und Kostenaufwand eines Clubs für seine Abläufe erheblich reduzieren können. Solche digitalen Systeme umfassen Tools wie:

  • POS, Kundenportal und Backoffice in einer einzigen Software
  • eine offene API zur Integration mit Software von Drittanbietern
  • Automatisierungswerkzeuge und Kundenbeziehungsmodule.
  • Business-Intelligence-Algorithmen zur Unterstützung der Unternehmensleistung

Mitarbeiter-Management

In einem Fitnessclub ist das Personal der erste und wichtigste Kontaktpunkt für die Mitglieder. Daher kann die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter auch zu zufriedenen Kunden und einem florierenden Geschäft führen.

Diese Vorstellung ist jedoch leichter gesagt als getan. Fitnessstudios benötigen eine Vielzahl von Mitarbeitern, um ein Fitnessstudio erfolgreich über Wasser zu halten, vom Verwaltungspersonal über Verkäufer und Reinigungskräfte bis hin zu Personal Trainern. Die Komplexität der Mitarbeiterverwaltung kann manchmal zu menschlichen Fehlern führen, und das kann zu Problemen wie verspäteten Gehaltsabrechnungen und strittigen Provisionsboni führen.

Durch kluge Managemententscheidungen können Fitnessstudio-Manager langfristig Probleme wie Mitarbeiterabwanderung und Kundenbeschwerden eindämmen und den Zeit- und Arbeitsaufwand für die korrekte Verwaltung aller Mitarbeiter verringern.

Mit einem Provisionsvergabe-Tool für das Fitnessstudio-Management können Manager in wenigen Schritten neue Provisionsregeln für einzelne Mitarbeiter anzeigen, anpassen und einrichten.

Perfect Gym streamline gym operations general commission rules screenshot

Da die Provisionsregeln" bereits vom Manager festgelegt wurden, kann das System dann automatisch die Belohnungen für jedes Teammitglied berechnen, das ein Geschäft abgeschlossen hat.

Dies kann Einrichtungen dabei helfen, ihre Mitarbeiter genau zu belohnen. Außerdem erhalten die Manager von Fitnessstudios einen Überblick darüber, welche Teammitglieder die meisten Umsätze erzielt haben und welche zurückbleiben.

Mit Provisionen können Manager die Motivation in verschiedenen Abteilungen fördern. So können beispielsweise Belohnungsregeln für Mitarbeiter an der Rezeption aufgestellt werden, um sie zu einer besseren Mitgliederbetreuung zu motivieren. Eine Möglichkeit, dies zu messen, besteht darin, Provisionen auf der Grundlage der vom Empfangspersonal verkauften Sekundärausgaben oder der Anzahl der begehbaren Verträge, die sie abschließen können, zu erheben.

Darüber hinaus können PTs auch Provisionen erhalten, indem sie ein Ziel für die Anzahl der von ihnen unterzeichneten Schulungen oder für Kunden, die eine Zufriedenheitsbewertung von über 8 haben, festlegen.

Dieses Instrument erweist sich auch als besonders nützlich, wenn es darum geht, den Erfolg eines Verkaufsteams für Fitnessstudio-Mitgliedschaften zu fördern. Die Manager können Regeln aufstellen, die die Verkäufer dafür belohnen, wie viele Verträge sie innerhalb eines Monats abgeschlossen oder neue Leads eingekauft haben.

Insgesamt erspart das Provisions-Tool den Fitnessstudio-Managern die manuelle Berechnung der Belohnungen und Boni für ihre Mitarbeiter am Monatsende. Dies wiederum verringert das Risiko menschlicher Fehler. Die Manager können den Mittelsmann ausschalten und sich bei der Abrechnung ihrer Provisionszahlungen auf eine genaue Quelle stützen.

PT Buchungen und Terminplanung

Nach der finanziellen Mitarbeiterverwaltung kommt die Notwendigkeit der Zeitverwaltung. Die Manager von Fitnessstudios haben einfach nicht genug Stunden am Tag, um ihre eigenen Aufgaben zu planen und die Termine ihrer Personal Trainer zu überwachen und festzulegen. Aber sie versuchen es trotzdem.

Es ist üblich, dass die Trainer eines Clubs mehrere Jobs haben. Vom Unterrichten in anderen Fitnessstudios bis hin zu einer weiteren Teilzeitbeschäftigung - Personal Trainer haben in der Regel ein arbeitsreiches Leben.

Durch den Einsatz einer Verwaltungsplattform, die eine Online-Klassenbuchung sowie mehrere Benutzerberechtigungen ermöglicht, können sich Fitnessstudio-Manager jedoch komplett aus dem Planungsprozess zurückziehen.

Perfect Gym streamline gym operations PG class booking feature

Mit Perfect Gym haben Personal Trainer die Freiheit, ihre eigenen Zeitfenster im System festzulegen, indem sie ihr Konto-Login verwenden. Mitglieder können ihre Trainingseinheiten auch bequem von zu Hause aus über ein spezielles Kundenportal buchen.

Dies macht nicht nur die Buchung von Kursen und Sitzungen bequemer und damit attraktiver für die Mitglieder, sondern gibt den Trainern eines Clubs auch die Möglichkeit, ihre Zeitpläne selbst zu bestimmen.

Darüber hinaus können die Clubmanagementsysteme dank spezieller Automatisierungsfunktionen die Trainer per E-Mail über neue Anmeldungen informieren und so sicherstellen, dass sie immer auf ihre Kunden vorbereitet sind. Mit einem so fortschrittlichen, automatisierten Planungssystem müssen sich die Manager von Fitnessstudios nicht mehr mit der Verwaltung von Stundenplänen oder der Behebung von Fehlern bei Doppelbuchungen befassen.

Perfect Gym streamline gym operations PG client-facing portal class booking

Systemberechtigungen

Clubverwaltungssysteme eignen sich hervorragend, um die Aufgaben zu verteilen und die Arbeitslast gleichmäßig auf die Fitnessstudiomanager und das Team zu verteilen. Da ein Clubverwaltungssystem jedoch das Herzstück des gesamten Betriebs eines Clubs sein kann, kann es bedenklich sein, allen Teammitgliedern und Trainern den Zugang zu gestatten.

Es liegt in der Natur der Sache, dass Manager sich nicht in die Karten schauen lassen, wenn es um den Clubbetrieb geht. Dies kann jedoch auch zu betrieblichen Engpässen führen, die die Gesamtproduktivität verringern und zu Brandherden in der gesamten Einrichtung führen.

Daher sollten Fitnessstudio-Manager nach Systemen suchen, die ihr Team in die Lage versetzen, Prozesse zu automatisieren und Aufgaben selbstständig zu erledigen, die Kontrolle aber letztlich in den Händen des Managers belassen.

Einrichtungsleiter können dies erreichen, indem sie die Systemberechtigungen für alle Mitarbeiterkonten innerhalb ihres Clubsystems kontrollieren und anpassen. Auf diese Weise können Trainer beispielsweise auf ihren Zeitplan zugreifen, haben aber keinen Einblick in die Finanzdaten des Clubs. Wenn ein Mitarbeiter abtrünnig wird, kann der Manager des Fitnessstudios ihm sofort den Zugang zum System entziehen.

Perfect Gym streamline gym operations screenshot of the PG system preferences tool

Da der Manager den digitalen Hauptschlüssel zu seiner Clubverwaltungssoftware in der Hand hält, kann er die Prozesse rationalisieren und gleichzeitig die Sicherheit als oberste Priorität wahren.

Anlagenmanagement

Für Fitnessmitglieder ist die Rezeption eines Clubs ein wichtiges Mittel zur Lösung einer Reihe von Problemen, Beschwerden oder Anfragen, die sie haben könnten. Daher kann es für die Kunden frustrierend sein, wenn sie den Empfang ihres Fitnessstudios besuchen und ihn nicht besetzt finden. Wie sollen sich die Mitglieder auf ihre Fitness konzentrieren, wenn ihr Ansprechpartner nicht anwesend ist?

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Wie schnell ein Club die Probleme seiner Mitglieder löst, ist ein wichtiger Katalysator für die Kundenzufriedenheit einer Fitnessmarke.

Aus der Sicht eines Fitnessstudio-Managers kann die Besetzung der Rezeption eines Fitnessclubs ein schwieriges Unterfangen sein. Die Suche nach neuen Mitarbeitern, die Ausbildungskosten, die Lohnsteuer und die Abwanderung von Mitarbeitern können einen Fitnessclub Zeit und Geld kosten.

Heutzutage wünschen sich jedoch die digitalen Kunden mehr Kontrolle über ihre eigenen Serviceerfahrungen. 73 % der Verbraucher geben an, dass sie es vorziehen würden, ein Service- oder Produktproblem selbst zu lösen.

Perfect Gym streamline gym operations PG self-service registration

Mit einem modernen Clubmanagementsystem können Fitnessstudiobetreiber sowohl ihren Mitarbeitern als auch ihren Mitgliedern erlauben, die Kontrolle über ihre eigenen Mitgliedschaften zu übernehmen. Der Einsatz von Automatismen, die es den Mitgliedern ermöglichen , sich selbst zu bedienen, erfreut sich nicht nur großer Beliebtheit, sondern entlastet auch einen ganzen Verwaltungsbereich von der Verantwortung einer Einrichtung.

Die Installation von Selbstbedienungskiosken beispielsweise reduziert den Bedarf an Rezeptionisten erheblich, da die Automaten es den Kunden ermöglichen, ihre Mitgliedschaftsparameter zu verwalten, neue Eintrittskarten auszugeben und Mitgliedsbeiträge zu bezahlen.

Integrationen in ein Clubverwaltungssystem können auch genutzt werden, um die Kontrolle über das Eintrittssystem eines Clubs zu automatisieren. Durch das Einrichten von Sperren für überfällige Mitgliederkonten können Fitnessstudiomanager den Zugang für nicht zahlende Mitglieder einschränken, ohne jemals Zeit an der Rezeption verbringen zu müssen.

Darüber hinaus können potenzielle Kunden durch den Einsatz eines Kundenportals, das mit dem Managementsystem des Clubs gesteuert wird und in den Zahlungsdienstleister des Clubs integriert ist, eine Mitgliedschaft abschließen und ihre eigenen Lastschriften von ihrem Laptop aus einrichten, wodurch sich die Notwendigkeit von Papierkram, Ablage oder Verwaltungsaufgaben verringert.

Perfect Gym streamline gym operations screenshot of self serve kiosk benefits graphic

Indem sie den Kunden die Möglichkeit geben, ihre Mitgliedschaft selbst zu verwalten, erfüllen die Clubs nicht nur die Forderung nach Kontrolle und Transparenz für die Verbraucher, sondern machen auch jeden Mittelsmann überflüssig, der Produkte, Dienstleistungen oder Lösungen für die Kunden bereitstellt.

Durch die Eigenverantwortung der Mitglieder verringert sich der Verwaltungsaufwand für die Fitnessstudiobetreuer. Dadurch kann eine Einrichtung mehr Zeit und Budget freisetzen, um den Kundenservice in anderen Bereichen des Unternehmens zu verbessern.

Mitgliedermanagement

Solange es Fitnessstudios gibt, haben sich die Manager immer wieder mit Problemen der Kundenbindung herumgeschlagen.

Laut IHRSA besuchen nur 18 % derjenigen, die eine Clubmitgliedschaft abgeschlossen haben, das Fitnessstudio regelmäßig, und zwar aus einer Vielzahl von Gründen. Für Fitnesseinrichtungen, die auf der Basis von Abonnements arbeiten, ist diese Zahl kein Grund, ihre Einnahmen zu schmälern.

Mit der explosionsartigen Zunahme digitaler Fitnesslösungen in den letzten zehn Jahren haben die Fitnesskunden jedoch mehr Möglichkeiten, eine Trainingsapp herunterzuladen oder in Heimtrainingsgeräte zu investieren. Dies ist nicht nur bequemer für die Mitglieder, sondern kann auch billiger sein, als weiterhin eine Gebühr für das Fitnessstudio zu zahlen. Dies stellt eine Bedrohung für die zukünftigen Bindungsmöglichkeiten von Fitnessstudios dar.

Perfect Gym streamline gym operations Mirror WorkoutQuelle

Heutzutage ist es für die Manager von Fitnessstudios wichtig, einen hochwertigen Kundenservice und einzigartige Fitnesserlebnisse zu bieten. Die Manager müssen jetzt noch härter daran arbeiten, ihre Mitglieder zu binden, um Loyalität für ihren Club zu erzeugen.

Die wirkungsvollste Art und Weise, wie eine Fitnessmarke eine Gemeinschaft aufbauen kann, ist die Kommunikation. Für Fitnessstudio-Manager kann das Erstellen, Implementieren und Bereitstellen von personalisierten E-Mails, SMS oder Push-Benachrichtigungen für Mitglieder jedoch zu einem überwältigenden und ineffizienten technischen Prozess werden.

Um den größten Nutzen aus der Kommunikation mit den Mitgliedern zu ziehen, können Fitnessstudio-Manager mit einem Club-Management-System arbeiten, das auch ein Automatisierungszentrum enthält.

Perfect Gym streamline gym operations screenshot of Automation center in action PG

Die Verwendung eines All-in-One-Systems bedeutet, dass Fitnessstudio-Manager keine Kontaktlisten sammeln und importieren müssen, um loszulegen. Stattdessen können sie einmalig Automatisierungsregeln einrichten, ansprechende Inhalte erstellen, Personalisierungs-Tags hinzufügen und das System Nachrichten entsprechend den Automatisierungskriterien verteilen lassen.

Anstatt mühsam geschriebene E-Mails für Mitglieder zu verfassen und zu versenden, die sie möglicherweise nicht lesen, können die Manager mit der einmaligen Einrichtung der Kommunikationsautomatisierung arbeiten und sicher sein, dass die Kunden informiert werden und ihre Mitgliederbasis im Hintergrund gepflegt wird.

FOTO: Perfect Gym streamline gym operations Screenshot des PG Fitness-Newsletters

Vertriebsmanagement

Sowohl der Verkauf von Mitgliedschaften als auch der Verkauf von Sekundärausgaben sind ein wesentlicher Aspekt des Wachstums eines Fitnessclubs.

Beim Verkauf von Mitgliedschaften hängt der Geschäftsabschluss stark vom Timing ab. Eines der schlimmsten Verbrechen, das ein Club begehen kann, ist es, heiße Verkaufskontakte kalt werden zu lassen.

Für viele Clubs ist dies jedoch eine unvermeidbare Realität. In den meisten Fällen lässt sich die Ursache für verpasste Verkaufschancen auf mangelnde Organisation und langwierige Verwaltungsprozesse zurückführen.

Perfect Gym streamline gym operations stock of paperwork, messy desk

Die Zuweisung von Leads, die Planung von Follow-up-Terminen und die Protokollierung der Verkaufshistorie sind zwar wichtig, aber anspruchsvolle Aufgaben für Vertriebsmitarbeiter. Der Zeitaufwand dafür kann den Fokus vom wichtigsten Element des Verkaufs ablenken: dem potenziellen Kunden.

Für ein Vertriebsteam kann die Entscheidung zwischen der Organisation und der Pflege von Leads einer Zwickmühle gleichkommen.

Um hier Abhilfe zu schaffen, können Fitnessclubs eine Clubmanagement-Plattform nutzen, die einen Customer Relationship Manager enthält. Damit entfällt die Notwendigkeit, mehr als eine komplexe Software zu verwalten.

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Im Gegensatz zu allgemeinen Vertriebsmanagement-Tools wie Salesforce und Hubspot ist eine Clubmanagement-Plattform mit integriertem CRM speziell auf die Fitnessbranche zugeschnitten und daher für die Vertriebsmitarbeiter intuitiver und effizienter zu bedienen.

Aus der Perspektive des Teammanagements können Fitnessstudiobesitzer einen Überblick über die Vertriebspipeline ihres Clubs erhalten, Leads zuweisen und die individuelle Leistung der einzelnen Vertriebsmitarbeiter einsehen.

Da die gesamte Kommunikationshistorie und der gesamte Verkaufsprozess an einem Ort zusammengefasst sind, werden die Teammitglieder von der Last der komplexen Verkaufsverwaltung befreit. Dies ermöglicht es den Managern von Fitnessstudios, sich ein klareres Bild von der Effektivität ihres Vertriebsteams zu machen.

Verwaltung des Sekundärausgabenbestands

Nach Angaben der IHRSA haben Clubs mit höheren Sekundärausgaben im Allgemeinen eine höhere Kundenbindung. Die Tatsache, dass wichtige Fitnessprodukte auf Lager sind, trägt dazu bei, ein Gefühl der Kundentreue zu entwickeln, so dass die Mitglieder seltener abwandern.

Die Verwaltung von Lagerbeständen, Werbeaktionen und Produktempfehlungen kann jedoch in Fitnessstudios in den Hintergrund treten, wenn während der täglichen Geschäftszeiten größere Prioritäten zu bewältigen sind. Dies kann zu einer Verknappung der Produkte und zu einem Verlust an zusätzlichen Einnahmen für einen Club führen.

Um den Lagerbestand im Hintergrund aufrechtzuerhalten, können intelligente Fitnessstudio-Managementsysteme automatisch die Anzahl der verbleibenden Produkte nach jedem Verkauf zählen, so dass die Manager ihre Lagerbestände mit wenigen Klicks in Echtzeit überprüfen können, anstatt die Produkte alle paar Wochen manuell zu zählen. Fitnessstudiobetreiber können auf diese Weise eine Menge Zeit sparen.

Perfect Gym streamline gym operations Inventory tool in PGM

Die Finanzverwaltung ermöglicht es den Managern, ihre Umsätze zu protokollieren, zu verfolgen und zu verbessern. Ob es darum geht, genaue Zahlungsdaten zu erfassen, zu wissen, wer überfällig ist und wer wahrscheinlich abwandern wird - für eine gute Geschäftspraxis ist es unerlässlich, seine Finanzdaten jederzeit im Griff zu haben.

Geschäftsberichte

In der Fitnessbranche zu arbeiten und dafür zu sorgen, dass die täglichen Abläufe reibungslos funktionieren, scheint ein sicherer Weg für einen Manager zu sein, seine Zeit zu verbringen, aber manchmal tappen die Manager von Fitnessstudios in die Falle, sich zu tief in ihr Geschäft zu vertiefen.

Ein Teil des Erfolgs eines Fitnessclubs beruht nämlich darauf, den Mitgliedern großartige Fitnesserlebnisse zu bieten. Der andere (oft übersehene) Teil des Erfolgs eines Fitnessstudios hängt davon ab, wie gut eine Einrichtung als Unternehmen im Ganzen funktioniert.

Für Fitnessstudiobetreiber kann es schwierig sein, einen Schritt zurückzutreten und die geschäftlichen Leistungskennzahlen ihres Clubs zu bewerten. Für die Zukunft ihrer Einrichtung ist es jedoch unerlässlich, dass sie dies tun.

Mit einem Reporting-Dashboard haben Sie einen einzigartigen Überblick über Ihr Unternehmen und können bei Bedarf verschiedene Datenelemente in Echtzeit abrufen und überprüfen.

Perfect Gym streamline gym operations PG screenshot of the BI dashboard

Andere Software-Tools können Ihnen detaillierte Geschäftsinformationen liefern. Aber wenn Sie nicht gerade einen Abschluss in Datenanalyse haben, bereitet es Ihnen Kopfzerbrechen, aus diesen Zahlen tatsächliche Erkenntnisse zu gewinnen.

Klare Datenvisualisierungen und Übersichten über die wichtigsten Leistungskennzahlen des Clubs machen es für Manager überflüssig, sich mit Zahlentabellen herumzuschlagen.

Perfect Gym streamline gym operations PG screenshot into a drill-down of a performance metric

Fazit

Die Rationalisierung von Fitnesseinrichtungen wird für die Manager von Fitnessstudios zu einem wichtigen Teil des Geschäftswachstums. Mit automatisierten Diensten und befähigten Mitarbeitern und Mitgliedern können sich Fitnessstudiomanager in eine einzigartige Situation versetzen, in der sie sich ausschließlich darauf konzentrieren können, einzigartige Fitnesserlebnisse für Kunden zu schaffen.

Ob durch den Einsatz von Spitzentechnologie wie 3D-Scannern oder VR-Studios in einem Club oder durch die Monopolisierung der angesagtesten Fitnesskurse - Fitnessstudiobetreibern steht es frei, die vorteilhaftesten Angebote in ihrem Club umzusetzen.

Darüber hinaus kann der Einsatz eines All-in-One-Clubmanagementsystems auch eine zentrale Datendrehscheibe für Fitnessstudiomanager darstellen.

Wenn Manager ihre Kundenbindungsraten, Mitgliedszahlungen oder Spitzenzeiten verstehen wollen, können sie auf diese Zahlen innerhalb ihres Clubmanagementsystems zugreifen. Die Freigabe dieser Daten bedeutet, dass Fitnessstudiomanager nicht nur ihre Leistung verfolgen können, sondern die Zahlen auch nutzen können, um ihre Leistung zu belegen und Schwachstellen in ihrem Unternehmen zu identifizieren.

Kurz gesagt, die Installation eines ganzheitlichen, offenen API-Systems in einer Fitnesseinrichtung kann dem Manager eines Fitnessstudios eine große Menge an Aufgaben abnehmen und es ihm ermöglichen, seine Fitnesseinrichtung wirklich effizient zu verwalten.

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Fitnesseinrichtungen unterziehen sich einer digitalen Transformation, deshalb positioniert sich die Fitnessstudio Management Software Perfect Gym als unverzichtbare Plattform, um den Mitgliedern die digitale Bequemlichkeit für die Interaktion mit Ihrem Studio zu ermöglichen.

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