Audit operativo: lo strumento per diagnosticare la vostra azienda, parte 1 (hard audit)

Molti gestori e proprietari di fitness club conoscono bene questo scenario: il primo anno dopo l'apertura del club è giunto al termine e i risultati sono ancora insoddisfacenti, il che ovviamente influisce sul benessere generale e sul livello di motivazione. Dopo qualche tempo di permanenza "all'interno" del club, le persone cadono nella routine dell'azione, le idee extra finiscono e gli effetti finanziari sono ancora deludenti. Le persone possono iniziare a pensare: "Cosa sto facendo di sbagliato? Dopo tutto, ho un bellissimo club, un ottimo staff e un sacco di classi e allenamenti diversi! Dove sto sbagliando, cosa posso fare per migliorare le prestazioni del mio club?" Questa è una situazione molto tipica, soprattutto ora che i network club o i club self-service stanno invadendo il mercato. Perché succede questo? Perché un club non attira i clienti che il proprietario si aspetta o perché la fidelizzazione nel club è bassa?

Purtroppo la risposta non è così semplice e diretta. Sicuramente è necessario intraprendere delle azioni, ma queste devono essere basate su solide conoscenze e intuizioni. Ecco un servizio piuttosto nuovo, disponibile su un palcoscenico, che risponde a tutte le domande che ci si pone sulla nostra attività: si tratta di un audit operativo. Questo processo in due fasi deve essere eseguito presso un fitness club da una società di consulenza specializzata. È seguito da un incontro con il gestore o il proprietario della palestra per raccogliere ulteriori informazioni sulla condizione finanziaria del club, sul piano aziendale e sugli obiettivi, sulla divisione dei ruoli nel club, ecc.

Audit operativo

La prima parte dell'audit operativo si chiama "hard" e si tratta di azioni e passi basati su numeri che ci danno informazioni sulla reale condizione finanziaria. Si tratta delle entrate del centro fitness e della sua diversificazione percentuale tra gruppi di vendita specifici come: iscrizioni, personal training, altri servizi. In questa fase è anche importante sapere quanti sono i soci attivi rispetto all'intero database e perché. Sarà inoltre utile sapere quale percentuale di clienti utilizza i servizi extra forniti dal club, quali servizi sono redditizi e quali sono carenti. Un auditor utilizza il sistema di gestione del club per raccogliere altri dati, il più delle volte consentendo di estrarre molti rapporti necessari per analizzare la situazione del gestore del club. Uno di questi, che si sviluppa dinamicamente su scala mondiale ed entra in nuovi mercati, è Perfect Gym.

In questa parte dell'audit operativo i manager possono apprendere quanto segue:

- quali sono le ore di punta nel club e perché,

- quanto tempo trascorre in media un tipico socio del club e perché,

- qual è l'affluenza ai corsi di gruppo nelle diverse ore del giorno e nei fine settimana e perché,

- quali sono i corsi di gruppo più frequentati e perché.

Inoltre, un manager otterrà anche informazioni sulla fidelizzazione e sul tasso di conversione dei contatti o delle singole visite in palestra in soci effettivi, ecc. Questa parte dell'audit è una grande quantità di informazioni che il più delle volte il proprietario ha a portata di mano, ma non sa come leggerle e usarle. Inoltre, per avere una prospettiva migliore, ai manager viene presentata l'analisi del mercato locale per quanto riguarda il potenziale della città o dell'area in cui si trova il club, combinandolo con le capacità del club.

Gli auditor analizzano l'uso degli spazi e delle attrezzature del club in termini di pulizia, efficienza e accessibilità per gli utenti della palestra. Un punto interessante dell'hard audit è l'analisi del contratto di locazione in termini di possibilità di negoziazione delle condizioni o di utilizzo dei diritti del proprietario. Il revisore esaminerà i costi fissi e variabili del club in termini di ottimizzazione.

Infine, l'hard audit consiste nello studio delle vendite dei contratti di affiliazione in termini di personalizzazione dell'offerta e di massimizzazione delle vendite e dei servizi aggiuntivi dal punto di vista dei margini, oltre all'analisi dei prezzi e dei fornitori per trovare il potenziale per aumentare i guadagni del club. La fase finale della prima parte dell'audit è l'analisi dell'intera documentazione. Vale la pena prestare maggiore attenzione ai moduli degli infortuni, agli elenchi dei posti di lavoro, ai moduli del registratore di cassa, ai rapporti di vendita, alle aperture e chiusure del club, ai file del personale, al bilancio del club, ecc.