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Come il software di gestione dei club può semplificare le operazioni in palestra

Per migliorare la loro offerta, i gestori di palestre possono scegliere di automatizzare i loro servizi e semplificare le operazioni ad alta intensità di lavoro. In questo modo i marchi possono responsabilizzare i soci, eliminare i colli di bottiglia e concedere ai gestori delle palestre più tempo per migliorare l'esperienza dei soci.

Come il software di gestione dei club può semplificare le operazioni in palestra

Il desiderio dei consumatori di esperienze di fitness migliorate e di convenienza non è mai stato così forte e continuerà a crescere. Di conseguenza, i gestori di club hanno difficoltà a destreggiarsi tra le tendenze dei consumatori e allo stesso tempo a gestire la propria attività.

Per risolvere questo dilemma, i gestori di fitness devono concentrarsi sulla riduzione delle loro responsabilità e sulla semplificazione di molti processi inefficienti o di soluzioni di lavoro all'interno del loro club. Il mercato altamente competitivo richiede l'iperconnettività in ogni momento per garantire operazioni ottimizzate nei club.

Grazie alla tecnologia intelligente e ai potenti sistemi informatici, le palestre possono investire in moderni sistemi di gestione dei club che consentono ai gestori di delegare i compiti e automatizzare i processi della struttura che richiedono molto lavoro.

Con meno responsabilità operative, i gestori delle palestre avranno la libertà di lavorare sul lato commerciale del mantenimento e della crescita del club in modo più efficace. Tuttavia, gli strumenti digitali avanzati sono un elemento essenziale per raggiungere questa realtà.

I sistemi di gestione dei club sono utilizzati in tutto il settore del fitness. Tuttavia, i sistemi tradizionali stanno limitando la crescita dei club come mai prima d'ora.

È necessario cambiare.

La complessità aziendale non è inevitabile per le grandi strutture di fitness, questo è risaputo.

Tuttavia, optando per le moderne soluzioni di gestione dei club, le strutture di fitness possono avere gli strumenti per alleviare le loro difficoltà di gestione. In questo modo i gestori delle palestre possono passare dallo spegnere gli incendi ogni giorno alla creazione di esperienze uniche per i clienti grazie a decisioni basate sui dati.

L'installazione di una piattaforma olistica di gestione dei club può aiutare le palestre a gestire i settori della loro attività per snellire le operazioni in quattro modi principali:

  1. Consegnare il controllo ai soci
  2. Automatizzare i servizi
  3. Distribuire il carico di lavoro
  4. Creare un hub di informazioni per fornire approfondimenti basati sui dati.

Questo articolo farà luce sui modi in cui i moderni sistemi di gestione dei club, come Perfect Gym, sono in grado di ridurre notevolmente il tempo e il denaro che un club spende per le sue operazioni. Tali sistemi digitali comprendono strumenti quali:

  • POS, portale clienti e back office in un unico software
  • Un'API aperta per l'integrazione con software di terze parti
  • Strumenti di automazione e moduli di relazione con i clienti.
  • Algoritmi di business intelligence per aiutare le prestazioni aziendali

Gestione dei dipendenti

In un fitness club, il personale è il primo e più importante punto di contatto con i soci. Pertanto, mantenere i dipendenti felici e motivati può tradursi in clienti soddisfatti e in un'attività fiorente.

Tuttavia, si tratta di una nozione più facile a dirsi che a farsi. Per tenere a galla un fitness club è necessaria una miriade di persone, dal personale amministrativo agli addetti alle vendite, alle pulizie e ai personal trainer. La complessità della gestione dei dipendenti può talvolta portare all'errore umano, con il rischio di problemi come ritardi nelle buste paga e contestazioni dei bonus delle commissioni.

Prendere decisioni di gestione intelligenti a lungo termine può aiutare i gestori di palestre a limitare problemi come la rotazione dei dipendenti e i reclami dei clienti, oltre a ridurre il tempo e l'impegno necessari per garantire che tutti i dipendenti siano gestiti correttamente.

Uno strumento di gestione delle provvigioni per palestre consente ai manager di visualizzare, personalizzare e impostare nuove regole di provvigione per i singoli dipendenti in pochi passaggi.

Perfect Gym streamline gym operations general commission rules screenshot

Con le "regole" delle commissioni già determinate dal manager, il sistema può completare il lavoro di calcolo automatico delle ricompense per ogni membro del team che ha concluso un affare.

Questo può aiutare le strutture a premiare accuratamente il proprio personale. Inoltre, i gestori delle palestre hanno la possibilità di vedere quali sono i membri del team che hanno guadagnato di più e quali quelli che sono in ritardo.

Con le commissioni, i manager possono motivare i diversi reparti. Ad esempio, si possono stabilire regole di ricompensa per i dipendenti del front desk, per incentivarli a fornire una migliore assistenza ai soci. Un modo per misurarlo è l'aggiunta di commissioni basate sulla quantità di articoli secondari venduti dal personale della reception o sul numero di contratti walk-in che riescono a far firmare.

Inoltre, i PT possono guadagnare commissioni anche fissando un obiettivo sul numero di sessioni di formazione da loro sottoscritte o sui clienti che hanno un indice di soddisfazione superiore a 8. Questo strumento si rivela particolarmente utile quando si tratta di fornire una migliore assistenza ai soci.

Questo strumento si rivela particolarmente utile anche quando si tratta di coltivare il successo di un team di vendita di abbonamenti a una palestra. I manager possono impostare regole che premiano i venditori in base al numero di contratti firmati o di nuovi contatti acquisiti in un mese.

In generale, lo strumento delle commissioni elimina la necessità per i gestori di palestre di calcolare manualmente i premi e i bonus dei propri dipendenti alla fine del mese. Questo, a sua volta, riduce il rischio di errori umani. I manager possono eliminare gli intermediari e consultare un'unica fonte accurata per il conteggio delle commissioni.

Prenotazioni e programmazione PT

Dopo la gestione finanziaria dei dipendenti, è necessario gestire il tempo. Semplicemente non ci sono abbastanza ore in un giorno per i gestori di palestre per programmare le proprie attività e monitorare e impostare l'agenda anche per i loro personal trainer. Eppure, ci provano.

È comune che gli istruttori di un club abbiano più lavori. Dall'insegnamento in altre palestre a un'altra posizione part-time, i personal trainer hanno di solito una vita piena di impegni.

Tuttavia, utilizzando una piattaforma di gestione che consenta la prenotazione online delle lezioni e l'autorizzazione di più utenti, i gestori delle palestre possono completamente abbandonare il processo di programmazione.

Perfect Gym streamline gym operations PG class booking feature

Con Perfect Gym, i personal trainer hanno la libertà di impostare le proprie fasce orarie nel sistema utilizzando il login del proprio account. I membri possono anche prenotare le loro sessioni di allenamento comodamente da casa grazie a uno speciale portale dedicato ai clienti.

Questo non solo rende la prenotazione di lezioni e sessioni più comoda e quindi più interessante per i soci, ma dà anche agli istruttori di un club la possibilità di gestire i propri orari.

Inoltre, grazie a una speciale automazione, i sistemi di gestione dei club possono inviare e-mail agli istruttori per avvisarli di una nuova iscrizione, assicurando che siano sempre pronti per i loro clienti. Con un sistema di programmazione così avanzato e automatizzato, i gestori delle palestre non hanno bisogno di dilungarsi nella gestione degli orari o nella correzione degli errori di doppia prenotazione.

Perfect Gym streamline gym operations PG client-facing portal class booking

Permessi del sistema

I sistemi di gestione dei club sono ottimi per diversificare le mansioni e distribuire uniformemente il carico di lavoro dal gestore della palestra al team. Tuttavia, poiché un sistema di gestione del club può rappresentare il cuore dell'intera attività di un club, può essere preoccupante affidare l'accesso a tutti i membri del team e agli allenatori.

È naturale che i manager tengano le carte in regola quando si tratta di operazioni di club. Tuttavia, questo può portare a colli di bottiglia operativi, riducendo la produttività complessiva e causando incendi operativi in tutta la struttura.

Per questo motivo, i gestori delle palestre dovrebbero cercare sistemi che permettano al loro team di automatizzare i processi e chiudere le attività in modo indipendente, lasciando però il controllo nelle mani del manager.

I gestori delle strutture possono ottenere questo risultato controllando e personalizzando le autorizzazioni del sistema per tutti gli account dei dipendenti all'interno del sistema del club. In questo modo, ad esempio, gli allenatori possono accedere al loro programma, ma non possono accedere ai dati finanziari del club. Se un dipendente si licenzia, i gestori delle palestre possono revocargli immediatamente l'accesso al sistema.

Perfect Gym streamline gym operations screenshot of the PG system preferences tool

Se il manager possiede la chiave digitale del software di gestione del club, può snellire i processi e mantenere la sicurezza come priorità assoluta.

Gestione della struttura

Per i soci del fitness, il front desk di un club è un mezzo essenziale per risolvere una serie di problemi, reclami o richieste. Per questo motivo, può essere frustrante per i clienti recarsi alla reception della palestra e trovarla vuota. Come ci si aspetta che i soci si concentrino sul loro fitness quando il loro mezzo di assistenza è assente?

stock photo of desert

La rapidità con cui un club risolve i problemi dei soci è un potente catalizzatore del livello di soddisfazione dei clienti di un marchio di fitness.

Dal punto di vista del gestore di una palestra, gestire la reception di un club può essere un'impresa difficile. La ricerca, i costi di formazione, le tasse sul lavoro e la rotazione dei dipendenti possono far perdere tempo e denaro a un fitness club.

Tuttavia, al giorno d'oggi, i clienti con poteri digitali cercano un maggiore controllo sulle proprie esperienze di servizio, con il 73% dei consumatori che dichiara di preferire risolvere da solo un problema di servizio o di prodotto.

Perfect Gym streamline gym operations PG self-service registration

Con un moderno sistema di gestione dei club, i gestori delle palestre possono permettere ai loro dipendenti e ai loro soci di prendere il controllo delle loro iscrizioni. L'impiego dell'automazione che consente ai soci di servirsi da soli non solo è molto popolare in questo momento, ma solleva un'intera area di gestione dalle responsabilità di una struttura.

Ad esempio, l'installazione di chioschi self-service riduce in modo significativo la necessità di gestire la reception, in quanto le macchine consentono ai clienti di gestire i propri parametri di iscrizione, distribuire nuovi badge di ingresso e pagare le quote associative.

Le integrazioni in un sistema di gestione dei club possono essere utilizzate anche per automatizzare il controllo del sistema di ingresso di un club. Impostando dei blocchi sui conti dei soci in ritardo, i gestori delle palestre possono limitare l'accesso ai soci che non pagano, senza dover mai dedicare tempo alla reception.

Inoltre, con l'uso di un portale clienti controllato con il sistema di gestione del club e integrato con il fornitore di servizi di pagamento del club , i potenziali clienti possono iscriversi all'associazione e impostare i propri addebiti diretti dal proprio computer portatile, riducendo la necessità di documenti cartacei, archiviazione o attività amministrative.

Perfect Gym streamline gym operations screenshot of self serve kiosk benefits graphic

Consentendo ai clienti di gestire la propria iscrizione, i club non solo soddisfano la richiesta di controllo e trasparenza da parte dei consumatori, ma eliminano anche la necessità di un intermediario che fornisca prodotti, servizi o soluzioni ai clienti.

La responsabilizzazione dei soci riduce il lavoro di gestione per i supervisori delle palestre. E questo può liberare più tempo e budget per una struttura per migliorare il servizio clienti in altri settori della sua attività.

Gestione dei soci

Da quando esistono le palestre, i gestori hanno avuto a che fare con problemi di fidelizzazione dei clienti.

Per una miriade di motivi, secondo l'IHRSA, coloro che acquistano un abbonamento a un club solo il 18% si reca in palestra con costanza. Per le strutture di fitness che gestiscono un abbonamento, questo dato non danneggia il loro flusso di entrate.

Tuttavia, con l'esplosione delle soluzioni digitali per il fitness nell'ultimo decennio, i consumatori di fitness hanno più possibilità di scaricare un'applicazione per l'allenamento o di investire in attrezzature per l'esercizio a casa. Non solo è più conveniente per i soci farlo, ma può anche risultare più economico che continuare a pagare la retta della palestra. Ciò rappresenta una minaccia per le capacità future di fidelizzazione delle palestre.

Perfect Gym streamline gym operations Mirror WorkoutFonte

Al giorno d'oggi è importante che i gestori delle palestre offrano un servizio clienti di qualità insieme a esperienze di fitness uniche. I gestori devono impegnarsi di più per mantenere i loro soci impegnati, al fine di generare fedeltà al loro club.

Il modo più efficace in cui un marchio di fitness può creare una comunità è la comunicazione. Tuttavia, per i gestori di palestre, creare, implementare e distribuire e-mail, SMS o notifiche push personalizzate per i soci può diventare un processo tecnico sovraccarico e inefficiente.

Le comunicazioni personalizzate sono necessarie per creare il coinvolgimento dei soci e possono essere efficaci per il cross-selling o l'up-selling; pertanto, per trarre il massimo beneficio dalle comunicazioni con i soci, i gestori delle palestre possono lavorare con un sistema di gestione dei club che ospita anche un centro di automazione.

Perfect Gym streamline gym operations screenshot of Automation center in action PG

Utilizzando un sistema all-in-one, i gestori delle palestre non devono raccogliere e importare elenchi di contatti per iniziare. Possono invece impostare le regole di automazione una volta sola, creare contenuti interessanti, aggiungere tag di personalizzazione e lasciare che il sistema distribuisca i messaggi in base a chi soddisfa i criteri di automazione.

Invece di redigere e inviare email scritte in modo minuzioso per i membri che potrebbero leggerle o meno, impostare l'automazione della comunicazione una volta sola significa che i manager possono lavorare con la certezza che i clienti vengono informati e che la loro base di iscritti viene coltivata in background.

FOTO: Perfect Gym streamline gym operations screenshot di PG fitness newsletter

Gestione delle vendite

Sia le vendite dei soci che quelle delle spese secondarie sono un aspetto fondamentale per la crescita di un fitness club.

Per quanto riguarda le vendite dei soci, la chiusura degli affari dipende molto dal tempismo. Uno dei peggiori crimini che un club possa commettere è quello di lasciare che i contatti di vendita caldi si raffreddino.

Tuttavia, per molti club si tratta di una realtà inevitabile. Nella maggior parte dei casi, la colpa delle opportunità di vendita perse può essere ricondotta a una mancanza di organizzazione e a lunghi processi amministrativi.

Perfect Gym streamline gym operations stock of paperwork, messy desk

Assegnare i contatti, programmare i tempi di follow-up e registrare lo storico delle vendite, per quanto importanti, sono compiti impegnativi per i venditori. E dedicare tempo a queste attività può distogliere l'attenzione dall'elemento più importante delle vendite... il potenziale cliente.

Per un team di vendita, scegliere tra l'organizzazione e il mantenimento dei contatti può essere come trovarsi tra l'incudine e il martello.

Per ovviare a questo problema, i fitness club possono utilizzare una piattaforma di gestione del club che ospita un gestore delle relazioni con i clienti. In questo modo non è necessario gestire più di un software complesso.

Perfect Gym streamline gym operations screenshot oF pg CRM.

Inoltre, a differenza degli strumenti generici di gestione delle vendite, come Salesforce e Hubspot, una piattaforma di gestione dei club dotata di un CRM incorporato sarà personalizzata per il settore delle vendite del fitness, rendendo così più intuitivo e snello l'utilizzo da parte degli addetti alle vendite della struttura.

Dal punto di vista della gestione del team, i proprietari delle palestre possono avere una panoramica della pipeline di vendita del loro club, oltre a poter assegnare i lead e visualizzare le prestazioni individuali di ciascun venditore.

Con tutta la cronologia delle comunicazioni e il processo di vendita in un unico luogo, i membri del team sono sollevati dall'onere di una complessa amministrazione delle vendite. Ciò consente anche ai responsabili delle palestre di avere un quadro più chiaro dell'efficacia del proprio team di vendita.

Gestione dell'inventario delle spese secondarie

Secondo l'IHRSA, i club che hanno una spesa secondaria più elevata hanno generalmente una maggiore fidelizzazione. Avere a disposizione in magazzino i prodotti essenziali per il fitness aiuta a sviluppare un senso di fedeltà nei confronti dei clienti, rendendo i soci meno propensi a cambiare attività.

Tuttavia, la gestione delle esigenze di magazzino, delle promozioni e delle raccomandazioni sui prodotti può essere messa in secondo piano quando ci sono priorità più importanti da gestire durante l'orario di lavoro quotidiano. Questo può portare a un esaurimento dei prodotti e a una perdita di entrate aggiuntive per il club.

Per mantenere le esigenze di inventario in background, i sistemi di gestione delle palestre intelligenti possono contare automaticamente il numero di prodotti rimasti dopo ogni vendita, consentendo ai gestori di controllare i numeri dell'inventario in tempo reale con pochi clic, invece di contare manualmente i prodotti ogni poche settimane. I gestori delle palestre possono risparmiare un sacco di tempo in questo modo.

Perfect Gym streamline gym operations Inventory tool in PGM

La gestione finanziaria consente ai gestori di registrare, tracciare e migliorare le vendite. Dalla raccolta di dati accurati sui pagamenti, alla conoscenza di chi è in ritardo e di chi è probabile che si trasformi in cliente, è essenziale per le buone pratiche commerciali poter avere sempre sotto controllo i dati finanziari.

Reporting aziendale

Lavorare nel settore del fitness e assicurarsi che le operazioni quotidiane si svolgano senza intoppi sembra un modo sicuro per un manager di impiegare il proprio tempo, tuttavia, a volte, i gestori di palestre cadono nella trappola di approfondire troppo la propria attività.

In effetti, parte del successo di un fitness club si basa sull'offerta di esperienze di fitness eccellenti per i soci. L'altra parte (spesso trascurata) del successo di una palestra deriva dal buon funzionamento della struttura come azienda nel suo complesso.

Può essere difficile per i gestori delle palestre fare un passo indietro e valutare le metriche di performance del loro club. Per il futuro della struttura, tuttavia, è essenziale che lo facciano.

Un cruscotto di reportistica vi offre una visione unica della vostra attività e vi permette di esaminare i vari elementi dei dati in tempo reale, in base alle vostre esigenze.

Perfect Gym streamline gym operations PG screenshot of the BI dashboard

Altri strumenti software possono fornire informazioni aziendali dettagliate. Ma, a meno che non abbiate una laurea in analisi dei dati, ricavare una visione effettiva da questi numeri è un problema.

Le visualizzazioni chiare dei dati e le panoramiche sulle principali metriche di performance del club eliminano la necessità per i manager di sedersi a scervellarsi su fogli di calcolo.

Perfect Gym streamline gym operations PG screenshot into a drill-down of a performance metric

Conclusione

Per i gestori di palestre, la razionalizzazione delle strutture per il fitness diventa una parte fondamentale della crescita dell'azienda. Con servizi automatizzati e personale e soci potenziati, i gestori di palestre possono trovarsi in una situazione unica in cui il loro ruolo può concentrarsi esclusivamente sulla creazione di esperienze di fitness uniche per i clienti.

Che si tratti di impiegare tecnologie all'avanguardia come scanner 3D o studi VR in un club, o di monopolizzare le lezioni di ginnastica più trendy, i gestori delle palestre saranno liberi di implementare le offerte più vantaggiose nel loro club.

Inoltre, l'impiego di un sistema di gestione dei club all-in-one può anche raccogliere un hub centralizzato di dati per i gestori delle palestre.

Se i gestori vogliono capire i tassi di fidelizzazione, i pagamenti degli abbonamenti o i tempi di punta, possono accedere ai numeri all'interno del sistema di gestione del club. Sbloccare questi dati significa che i gestori delle palestre non solo possono tenere traccia delle loro prestazioni, ma possono anche usare i numeri per dimostrare le loro performance e identificare i punti deboli della loro attività.

In breve, l'installazione di un sistema API olistico e aperto all'interno di una struttura per il fitness può eliminare un'enorme quantità di compiti per il gestore di una palestra, consentendogli di gestire in modo davvero efficiente la propria struttura.

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