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Riapertura della palestra Covid-19: Strategie di gestione dell'accesso e della capacità

Quando le palestre di tutto il mondo si preparano a riaprire, dovranno affrontare più sfide che mai. Non solo dovranno rispettare le nuove norme governative in materia di pulizia e capacità limitata, ma dovranno anche costruire la fiducia dei loro membri per sentirsi sicuri di tornare. Leggete le migliori pratiche per riaprire le palestre in sicurezza di fronte alle preoccupazioni della Covid-19.

Riapertura della palestra Covid-19: Strategie di gestione dell'accesso e della capacità

 

Mentre le aziende di tutto il mondo che si rivolgono ai clienti si preparano a riaprire, si troveranno di fronte a nuove e difficili sfide mai affrontate prima. Dovranno adottare normative senza precedenti che danno priorità alla sicurezza pubblica.

Soprattutto per le palestre, le nuove norme sulla salute pubblica avranno probabilmente un impatto su ogni aspetto della loro attività.

La dura realtà è che quando le palestre e le strutture per il fitness saranno autorizzate ad aprire, avranno più responsabilità e pressioni che mai.

La maggior parte delle palestre è sottoposta a un'immensa pressione finanziaria dopo le perdite subite in questo periodo di chiusure forzate, che possono aver costretto a ridurre il personale e il budget. Saranno anche stressate dalle nuove politiche che richiedono nuove misure igieniche e restrizioni di capacità.

Nessuno è in grado di prevedere quali saranno le esatte misure di allontanamento sociale dalle palestre, per quanto tempo saranno applicate o se potranno tornare tra qualche mese. Stabilendo sistemi operativi solidi per regolare i flussi dei soci ora, le palestre salvaguarderanno le loro attività in futuro.

Fortunatamente, la maggior parte delle palestre dispone già di strumenti di base nei propri sistemi di gestione che possono essere riutilizzati per aiutarle ad adattarsi a questi nuovi parametri di capacità.

Le palestre devono agire subito per creare procedure chiare e attuabili per la riapertura delle porte.

In questo articolo si parlerà di:

  • Nuove procedure igieniche
  • Strategie di comunicazione con i soci
  • Strategie di gestione della capacità
  • Come le soluzioni software possono supportare le nuove politiche

Mantenere la pulizia

Prima di creare qualsiasi politica operativa per la riapertura della palestra, è necessario creare l'ambiente più sicuro possibile per il personale e i soci. Probabilmente la vostra palestra dovrà soddisfare i nuovi standard di pulizia imposti dal governo locale e misurabili con parametri metrici.

Le vostre politiche di pulizia devono essere approfondite, meticolose e controllate. Dovete applicare un programma di pulizia chiaro e mai compromesso: se non state esagerando, probabilmente non state facendo abbastanza.

Ogni parte della palestra, dalle attrezzature ai banchi della reception, deve essere igienizzata secondo un programma rigoroso, anche se non è stata utilizzata.

Dovete anche dimostrare ai vostri soci il vostro impegno per la salute personale, in modo che si sentano a loro agio a tornare nella vostra palestra. Per questo motivo, dovrete creare delle linee guida rigorose da seguire per il personale, gli addetti alle pulizie e i soci.

Per il momento, potreste anche prendere in considerazione ulteriori livelli di sicurezza igienica per i requisiti di allontanamento sociale.

Oltre all'utilizzo dello spazio per la distanza tra le macchine, si può pensare a barriere temporanee in plastica da posizionare intorno alle macchine che possono essere facilmente igienizzate.

Per leggere le procedure di pulizia specifiche per la vostra palestra, cliccate qui!

Comunicazione chiara con i soci

I messaggi ai soci non devono limitarsi a comunicare che la palestra è tornata in attività!

Quando la vostra palestra inizia a stabilire le nuove politiche di igiene e capacità, dovete tenere informati i vostri soci in ogni fase del processo. Ciò significa informarli su:

  • Come e quando possono accedere alla palestra
  • Quali azioni la vostra palestra sta adottando per seguire le linee guida del governo
  • Come state dando priorità alla sicurezza dei vostri membri
  • Per che cosa i vostri soci sono personalmente responsabili

La comunicazione coerente che avete stabilito con i clienti durante il blocco dovrebbe rimanere a questo livello iper.

Dovrete utilizzare la vostra piattaforma di comunicazione omnichannel per fornire ai vostri soci aggiornamenti frequenti sul vostro club e sulle loro visite personali. Ciò significa inviare regolarmente corrispondenza tramite e-mail, sms e, se del caso, app mobile.

In questo caso estremo, non abbiate paura di appesantire i clienti con l'uso frequente di comunicazioni di massa. È probabile che i vostri clienti siano già in apprensione per il ritorno in palestra.

Tenendoli informati su tutti i nuovi sistemi e le nuove linee guida in vigore nel vostro club, dimostrerete che tenete alla loro salute e sicurezza prima di ogni altra cosa.

Gran parte della corrispondenza relativa al club e ai singoli soci può essere automatizzata. Come minimo, prevedete di inviare newsletter settimanali sullo stato del club e sulle condizioni di accesso dei soci.

Se il vostro club prevede di consentire la partecipazione tramite prenotazione anticipata, assicuratevi di impostare notifiche automatiche di conferma e di promemoria per tenere informati i vostri clienti.

È necessario sensibilizzare i soci sulle nuove aspettative dello studio in materia di igiene personale. Prima che i soci tornino, considerate la possibilità di far loro firmare accordi per il rispetto di queste nuove misure personali, come il lavaggio frequente delle mani, la pulizia delle macchine o il nuovo comportamento negli spogliatoi.

Come per le misure igieniche, anche la distanza sociale sarà estremamente importante. Le palestre hanno già riorganizzato le loro planimetrie per massimizzare i metri di distanza tra le macchine. Una regola di base per le attrezzature cardio può essere un utente ogni tre tapis roulant, spin bike, stairmaster, ecc.

Sistema per monitorare la capacità e stabilire i limiti

Le palestre hanno bisogno di piani chiari e concisi per la gestione della capacità. Nel prossimo futuro, i soci non potranno frequentare apertamente quando vogliono.

I corsi di gruppo avranno limitazioni molto severe in base alle dimensioni delle sale, oltre che alla capacità della palestra nel suo complesso.

Dovrete porre limiti rigorosi al numero di persone (personale e soci) che possono accedere alla vostra struttura in un determinato momento. È inoltre necessario un sistema chiaro che garantisca che la capacità non venga mai superata.

La gestione della capacità può essere realizzata attraverso diverse strategie:

  • Check-in e check-out manuali
  • Appuntamenti prenotati
  • Restrizioni al controllo degli accessi

Strategie di capacità manuale (front desk)

Molte palestre preferiscono controllare manualmente la capacità degli iscritti da parte del personale. Questo metodo significa che il personale della reception sarà responsabile della supervisione del controllo dei clienti in entrata e in uscita per assicurarsi che il club non superi mai il numero massimo di visitatori.

Fonte

Questo metodo è più adatto alle palestre più piccole o ad alto contatto, che hanno già familiarità con i controlli alla reception rispetto ai controlli di accesso automatizzati. Non richiede una riconfigurazione immediata del sistema di gestione, ma richiede inevitabilmente una grande cura e attenzione da parte del personale.

Questo sistema richiederà anche che i soci seguano una procedura di check-out, che spesso può essere trascurata quando escono liberamente dopo aver completato l'allenamento.

Tuttavia, ci sono diversi modi in cui le soluzioni software e hardware della palestra possono aiutare in questo processo, anche se il personale è incaricato manualmente di questi processi. In primo luogo, è possibile abbassare la capacità massima del club nel sistema di gestione.

Quando gli ospiti effettuano il check-in e il check-out con dispositivi di accesso (tessere, chiavi, ecc.), i membri vengono monitorati rispetto alla capacità.

Una volta raggiunta la capacità, il sistema blocca l'accesso al club. I soci che si presentano dopo il raggiungimento della capienza possono essere aggiunti a una lista d'attesa prima che si liberi un posto per l'ingresso.

Con gli strumenti di gestione appropriati, il personale responsabile della supervisione di questi processi di check-in e check-out sarà in grado di controllare un cruscotto di metriche in tempo reale dei soci attualmente presenti nel club e della capacità di ulteriori soci.

Ogni volta che un socio effettua il check-in e il check-out utilizzando il proprio dispositivo di accesso, il sistema cataloga la durata della sua permanenza nella struttura. Utilizzando i rapporti, è possibile eseguire analisi sul tempo tipico di permanenza dei soci. È possibile utilizzare questi dati per pianificare il flusso dei soci durante la giornata.

Potete anche utilizzare questi dati per fornire agli ospiti stime informate sulle liste d'attesa per l'ingresso nel club. Tuttavia, le liste d'attesa hanno l'evidente svantaggio di non poter notificare facilmente ai soci quando possono entrare nel club.

Visite ad hoc con i dati dell'app mobile

Se il vostro club dispone di un'applicazione mobile, alcuni club hanno configurato dei modi per fornire aggiornamenti in tempo reale sulla disponibilità del club. Utilizzando i dati in tempo reale forniti dall'app, gli utenti possono pianificare le visite visualizzando prima la disponibilità del club.

Come si vede qui sotto con l'app mobile di Perfect Gym, una nuova dashboard fornisce un aggiornamento in tempo reale dei soci attualmente presenti nel club:

 

Queste informazioni di base possono contribuire a evitare le liste d'attesa o ad aiutare i soci ad avere aspettative ragionevoli per l'ingresso nel club. In questo modo si evita anche che i soci chiamino continuamente i club per chiedere informazioni sulla capienza prima di recarsi in palestra.

Gestione della capacità prima della prenotazione

Un'altra strategia di gestione della capacità è quella di chiedere ai clienti di prenotare in anticipo, o di riservare delle fasce orarie per frequentare la palestra, come farebbero per una lezione. A tal fine, il club dovrà disporre di un sistema online che consenta ai soci di prenotare le lezioni attraverso un portale clienti o un'applicazione mobile.

Questa strategia è ottima perché fornisce una struttura completa da seguire. I soci potranno pianificare in anticipo e il personale sarà aiutato da strumenti di gestione per controllare l'ingresso e l'uscita dei clienti.

Gli appuntamenti prenotati in anticipo hanno anche il vantaggio di dare ai soci un orario di uscita chiaro, invece di permettere loro di uscire a propria discrezione.

Dal punto di vista gestionale, il personale della palestra trarrà vantaggio dal sapere in anticipo quanti iscritti si aspettano. Questa conoscenza può essere utilizzata per valutare se è possibile consentire l'accesso anche a chi arriva all'ultimo minuto.

Ciò significa anche che il personale non sarà responsabile di far uscire in fretta gli iscritti per far entrare i nuovi. Questo piccolo requisito può fare la differenza nel regolare il flusso dei clienti.

È possibile riconfigurare il sistema di prenotazione delle lezioni online per applicarlo all'intero club. I soci possono essenzialmente prenotare in anticipo un appuntamento per visitare la vostra palestra e poi essere tenuti ad andarsene quando la loro fascia oraria è terminata.

Questo può essere fatto creando un orario del club invece di quello delle lezioni. I clienti possono quindi prenotare le fasce orarie di ingresso secondo le necessità, mentre la reception supervisiona il processo o apporta modifiche.

Come per il check-in di una lezione, i soci effettueranno il check-in manualmente o sistematicamente alla reception prima di entrare nel club.

Con la prenotazione anticipata delle visite in palestra, i soci possono effettuare il check-in in modo indipendente o manuale, a seconda dei controlli del sistema. Le grandi palestre che si affidano al self-service trarranno i maggiori benefici dalla riconfigurazione delle regole di accesso in base agli appuntamenti.

Anche l'analisi dei dati può essere importante per valutare il tempo medio trascorso nel club da ciascun socio. È possibile progettare fasce orarie con disponibilità di tempo diverse (30 minuti, 45 minuti, un'ora, ecc.).

Quando si creano gli orari, le palestre dovrebbero essere attente a creare periodi destinati esclusivamente alla pulizia tra un appuntamento e l'altro. Questo periodo farà sentire i soci più a proprio agio prima di entrare in palestra, ma mostrerà anche fino a che punto la palestra intende proteggere i propri soci.

Gestione del controllo degli accessi

Se la vostra palestra si affida a procedure di check-in self-service attraverso una piattaforma di controllo degli accessi, avrete a disposizione più strumenti per regolare la capacità.

Questi sistemi di controllo degli accessi possono essere la prima linea di difesa nella gestione della capacità, consentendo l'ingresso solo agli ospiti che soddisfano i nuovi requisiti, senza dover ricorrere al personale.

 

Le piattaforme di controllo degli accessi consentono un controllo granulare dell'ingresso dei soci, che può essere basato su specifiche iscrizioni, zone del club, orari o prenotazioni.

Se il club decide di utilizzare un sistema di prenotazione preventiva, la piattaforma di controllo degli accessi può essere programmata in modo da consentire l'ingresso solo agli ospiti che si sono registrati per queste specifiche fasce orarie.

Un'altra opzione comune che le palestre possono utilizzare con le loro piattaforme di controllo degli accessi è quella di modificare le politiche di affiliazione per consentire ai soci di entrare nel club solo in determinati orari/giorni.

In base alla disponibilità, i soci possono optare per l'iscrizione in orari di punta o non di punta e in determinati giorni, che possono poi essere tariffati di conseguenza.

Ad esempio, gli abbonamenti che consentono l'ingresso dalle 9 alle 10 del mattino dovrebbero avere un prezzo inferiore rispetto agli abbonamenti tra le 18 e le 19 del pomeriggio.

Poi, una volta aggiornati gli account dei soci con i nuovi dettagli dell'iscrizione, i permessi di controllo degli accessi saranno concessi ai soci solo durante gli orari assegnati, garantendo che il club non superi i limiti massimi.

Per creare diverse opzioni di iscrizione in base agli orari di ingresso, è possibile valutare i modelli dei clienti per individuare gli orari di punta e di coda tipici, nonché la durata media.

Questi dati possono aiutarvi a definire i parametri di tempo in modo che i vostri soci abbiano la sensazione di avere a disposizione un tempo sufficiente per svolgere un allenamento adeguato.

Incorporare i controlli della temperatura

Come in molti altri luoghi pubblici, i controlli della temperatura sono un'ottima prima linea di difesa per controllare la diffusione. I dispositivi più diffusi rilevano la temperatura istantaneamente e senza alcun contatto personale.

Questa misura non solo è ottima per mantenere la sicurezza della palestra, ma anche per la tranquillità dei soci e del personale.

Riflessioni conclusive

Senza dubbio, la riapertura di una palestra sarà estremamente difficile. In questo periodo di incertezza, dovrete fare tutto il possibile per aiutare il personale e i soci ad adattarsi a questa temporanea "nuova normalità".

Man mano che la vostra palestra adotterà le nuove linee guida e le difficili circostanze post-COVID, le vostre operazioni richiederanno più attenzione che mai. Tuttavia, l'istituzione di procedure rigorose e di sistemi di gestione delle capacità farà la differenza durante questo processo stressante.

Stabilite programmi di pulizia rigorosi e responsabilizzate tutto il personale e i membri. Preparatevi ad avere un sistema chiaro che vi aiuti a controllare la capacità, ma naturalmente usate la flessibilità necessaria per adattare queste procedure alle esigenze specifiche del vostro club.

Affidarsi al personale non è sufficiente: utilizzate gli strumenti di gestione in modo innovativo per favorire questo processo.

Il personale si sentirà supportato da una solida base tecnica per sostenere le nuove politiche della palestra. E soprattutto, i soci si sentiranno confortati dal vostro impegno a dare priorità alla loro salute e sicurezza.

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