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Utilizzare il software di gestione dei corsi per gestire la scuola di nuoto

Le scuole di nuoto sono un'ottima iniziativa commerciale, sia come scuole autonome che come entrate ausiliarie per le strutture di fitness. Tuttavia, la gestione di una scuola di nuoto comporta più sfide di quelle che si presentano all'inizio. Scoprite come il software di gestione dei corsi può ottimizzare le operazioni della vostra scuola di nuoto, permettendo così al vostro staff di concentrarsi sull'aiutare gli studenti a raggiungere i loro obiettivi.

Utilizzare il software di gestione dei corsi per gestire la scuola di nuoto

In tutto il mondo, imparare a nuotare non è meno importante che imparare ad andare in bicicletta o ad allacciarsi le scarpe. Di conseguenza, le scuole di nuoto beneficiano di un bacino costante (͡° ͜ʖ ͡°) di consumatori interessati che diventano nuovi clienti. Questo ha spinto molti centri fitness a sfruttare al meglio le loro strutture offrendo corsi di nuoto come fonte di guadagno aggiuntivo.

La gestione di una scuola di nuoto comporta più sfide di quanto non sembri all'inizio. Sia che si tratti di una scuola di nuoto indipendente, sia che si tratti di un'attività collaterale a un fitness club o a un centro ricreativo tradizionale, l'esecuzione dei corsi di nuoto richiede una grande organizzazione e una strategia manageriale.

Questo si estende dalla selezione di ottimi istruttori, al mantenimento di orari organizzati per le lezioni, alla realizzazione di lezioni d'impatto e alla costruzione di solidi rapporti con studenti e genitori. Le scuole di nuoto devono anche essere preparate a gestire la natura mutevole della loro attività: afflusso di nuovi clienti, orari irregolari dei clienti, passaggio degli studenti a nuove classi o livelli, ecc.

Molte piattaforme di gestione non sono state create pensando ai corsi per bambini e quindi non hanno le capacità per soddisfare le esigenze comuni di un genitore o di un tutore. Queste esigenze aumentano di complessità man mano che le scuole di nuoto crescono nel tempo.

Questo articolo illustra le risorse, le politiche e gli strumenti necessari per il successo di un modello aziendale di scuola di nuoto.

Assumere il personale giusto

Fonte

Come ogni attività a contatto con i clienti, la vostra scuola di nuoto avrà la stessa reputazione degli insegnanti e del personale che assumerete. Ci vuole una persona speciale per lavorare bene con i bambini piccoli, soprattutto se ha seguito una formazione adeguata in materia di sicurezza in acqua e di primo soccorso. Gli istruttori di nuoto devono essere forti nuotatori e comunicatori efficaci, in grado di comunicare efficacemente con il loro giovane pubblico. Spesso gli istruttori di nuoto hanno una formazione in assistenza all'infanzia o in un settore affine.

Le lezioni di nuoto devono essere strutturate in modo da bilanciare l'istruzione e la tecnica in modi innovativi e divertenti per i bambini. Gli istruttori devono avere una conoscenza sufficiente dell'educazione infantile per creare lezioni e valutazioni che misurino i progressi degli studenti, ma che siano equilibrate con divertimento, giochi e opportunità di socializzazione.

Quando le lezioni diventano più avanzate, gli istruttori devono ovviamente avere l'esperienza nel nuoto per aiutare gli studenti a eccellere e a progredire nelle loro competenze. Devono inoltre essere abili nella comunicazione con i genitori e nelle responsabilità gestionali di base legate al funzionamento della scuola.

Stabilire le politiche uniche della scuola di nuoto

I modelli di business delle scuole di nuoto hanno la flessibilità di operare in modi diversi. Alcuni possono essere fluidi come gli orari che cambiano ogni settimana in base alle iscrizioni, altri rigidi come le classi ricorrenti con studenti impegnati. Indipendentemente dalla struttura della vostra scuola di nuoto, la creazione e l'applicazione di politiche uniformi sono fondamentali per il successo della vostra attività. Alcune regole di base da considerare:

Politiche di pagamento

Le scuole di nuoto devono creare programmi di fatturazione coerenti con i loro modelli di business. Si può spaziare dal pagamento anticipato dell'intero importo, alla segmentazione dei pagamenti durante il corso per mese o per periodo settimanale, o al pagamento a consumo per lezione. Ciascun modello offre vantaggi e svantaggi: i clienti possono essere scoraggiati da un pagamento anticipato consistente, mentre i pagamenti multipli aprono il personale a problemi inevitabili, come i ritardi nei pagamenti o le controversie sulla cancellazione delle lezioni o sui rimborsi (fare riferimento alle politiche di cancellazione di seguito).

I pagamenti anticipati per un intero corso di nuoto dovrebbero prevedere rimborsi o lezioni di recupero se uno studente salta le lezioni. Allo stesso modo, i piani di pagamento segmentati devono prevedere tariffe di mora chiaramente indicate, periodi di preavviso per la cancellazione delle lezioni, ecc.

Le scuole di nuoto possono applicare al meglio le proprie politiche di pagamento offrendo opzioni di pagamento digitali flessibili e convenienti. Offrire il maggior numero di metodi di pagamento convenienti elimina gli oneri inutili per i genitori. La fatturazione automatica garantisce inoltre che il pagamento venga ricevuto senza ulteriore stress per il personale.

In caso di controversie sui pagamenti, le procedure di fatturazione ricorrente fanno ricadere sul cliente la responsabilità di discutere in modo proattivo le vostre politiche di pagamento per il trucco o la cancellazione. I portali per i clienti sono un ottimo modo per far sì che i clienti prendano il controllo dei loro pagamenti in modo autonomo, invece di aggiungere responsabilità alla gestione della scuola di nuoto in prima persona.

Politiche di cancellazione/recupero

La vita capita, soprattutto per gli studenti di nuoto di 8 anni e più. Per questo motivo, per le scuole di nuoto è essenziale applicare delle linee guida precise per la cancellazione delle lezioni. Dovete:

  • Stabilire un periodo di tempo chiaro per cancellare la partecipazione alle lezioni senza penalità (24 ore, 12 ore, ecc.).
  • Stabilire protocolli per gli studenti che non si presentano o per le cancellazioni dell'ultimo minuto.
  • Indicare chiaramente le opzioni a disposizione degli studenti per cancellare le lezioni. Per gli studenti con pagamento anticipato, è previsto un rimborso o una lezione di recupero, ecc.
  • Se istituite delle lezioni di recupero, assicuratevi di avere delle opzioni appropriate che vadano bene per gli orari e il livello di nuoto dei vostri clienti.

Corrispondenza e rapporti sui progressi dei clienti

Come in ogni attività a contatto con i clienti, è imperativo mantenere solide relazioni e comunicazioni con i clienti. Nelle scuole di nuoto, la corrispondenza con i clienti significa linee di comunicazione aperte per le esigenze di gestione dei soci (pagamenti, cancellazioni delle lezioni, ecc.) e per gli aggiornamenti sui progressi degli studenti. Il primo e più ovvio modo per organizzare la comunicazione con i clienti è assicurarsi che ogni studente abbia anche le informazioni di contatto dei genitori disponibili sullo stesso profilo. Le scuole di nuoto possono poi decidere quale mezzo di comunicazione (e-mail, telefonate, portale clienti, ecc.) è meglio utilizzare per raggiungere i clienti.

Molti genitori non hanno la possibilità di assistere alle lezioni di nuoto dei figli o di parlare direttamente con gli istruttori. Stabilire linee di comunicazione chiare e programmi di rapporti sui progressi sono ottimi modi per impressionare i clienti con il vostro servizio e la vostra attenzione personale. Entrambe le parti possono trarre grandi benefici dall'uso da parte degli istruttori di una semplice piattaforma per fornire facilmente il feedback degli studenti dopo le lezioni.

Inoltre, molte di queste misure comunicative possono essere facilmente automatizzate. Le notizie o gli annunci della scuola di nuoto possono essere facilmente inviati a tutti gli studenti iscritti o a livello individuale. A livello di gruppo o di classe, gli istruttori e lo staff possono inviare riepiloghi delle lezioni o informazioni importanti tramite qualsiasi canale preferito a tutte le famiglie degli studenti dopo le lezioni.

Le e-mail possono anche essere impostate per notificare automaticamente ai genitori gli aggiornamenti importanti relativi alla classe o allo studente: quando uno studente si iscrive, se uno studente lascia il gruppo, se cambia il livello della classe, se cambia la sede della classe, ecc.

Un altro modo semplice ed efficace per mantenere ottimi rapporti con i clienti è l'utilizzo di un portale clienti. I portali per i clienti sono una semplice piattaforma che consente agli istruttori di tenere informati i genitori sui progressi o sui feedback individuali dei loro figli. La sezione delle note (evidenziata sopra) può essere utilizzata per qualsiasi cosa, dalle relazioni sui progressi individuali agli annunci specifici della classe, come le prossime valutazioni o le feste di classe. Può anche essere utilizzata per notificare ai genitori eventuali incidenti comportamentali che possono verificarsi durante le lezioni.

Piattaforma coesiva per la programmazione della scuola di nuoto: Segmentazione organizzata di gruppi e classi

La maggior parte delle scuole di nuoto segue un formato simile, che prevede la suddivisione delle lezioni di nuoto in diversi livelli (gruppi) e la successiva segmentazione dei livelli in classi. I gruppi e i livelli della scuola di nuoto tendono a essere usati in modo intercambiabile per definire le competenze di nuoto, e le scuole di nuoto avranno un numero di classi diverse per gruppo a settimana.

Fonte

Per esempio, una scuola può offrire quattro gruppi/livelli diversi e poi dividere ogni livello in cinque classi diverse che si incontrano durante la settimana. Nell'esempio precedente, i livelli sono indicati da diversi animali: Stelle marine, tartarughe, pinguini, foche e delfini e poi in colori diversi per indicare le classi.

Dal punto di vista gestionale, questi livelli e classi possono essere facilmente classificati nel sistema con nomi diversi, blocchi di colore, ecc. Una volta creati, i programmi devono essere personalizzabili per aggiungere il numero o il numero di classi per livello di gruppo necessario, a seconda delle esigenze di iscrizione e dei livelli dei clienti.

I gruppi possono essere stabiliti in base alle competenze obbligatorie dei nuotatori, per garantire la sicurezza dei bambini e una collocazione adeguata. I gruppi devono anche essere sufficientemente flessibili da supportare un cambio consistente di studenti: gli studenti cambiano gruppo o livello in base a un'ampia gamma di preferenze.

Creazione semplice del calendario delle lezioni:

La creazione del calendario della scuola di nuoto dovrebbe includere opzioni flessibili per selezionare la:

  • Durata del corso (quante settimane e quanti mesi)
  • Orario di inizio e fine lezione
  • Durata della lezione
  • Livello di abilità richiesto
  • Numero di posti disponibili in classe
  • Età richiesta (se applicabile)

Una volta creati, gli orari devono essere facili da navigare per i membri dello staff nel sistema di gestione della scuola di nuoto. Questo può essere fatto attraverso varie opzioni di etichettatura, come l'assegnazione di un colore particolare ai livelli del gruppo e di immagini o simboli alle diverse classi. Gli orari dovrebbero anche essere facilmente consultabili con diversi parametri di ricerca: ad esempio, per studente, orario della lezione, livello, ecc.

La semplificazione delle più comuni responsabilità di gestione di una scuola di nuoto è un grande vantaggio. Ad esempio, se un genitore vuole iscrivere i propri figli di due età e livelli diversi a lezioni che si svolgono nello stesso momento, il personale può facilmente applicare dei filtri per trovare le fasce orarie disponibili che li soddisfino. Questi filtri possono anche aiutare a navigare rapidamente verso le cancellazioni delle lezioni, la programmazione delle lezioni di recupero, la frequenza delle lezioni, ecc.

Gestione del calendario delle lezioni

La registrazione degli studenti o l'iscrizione ai corsi deve essere possibile attraverso diversi canali. Oltre alla registrazione di persona, i portali per i clienti possono consentire ai genitori di inserire i dati dei propri figli e di visualizzare autonomamente gli orari delle lezioni e i posti disponibili.

Tuttavia, le iscrizioni alle scuole di nuoto tendono ad avere problemi quando i genitori sono responsabili della selezione del livello di classe appropriato per i loro figli. Le scuole di nuoto possono contrastare questo problema limitando le procedure di iscrizione sia online che di persona. In primo luogo, si possono introdurre restrizioni sui portali di iscrizione per garantire che il personale possa valutare correttamente il livello di abilità dello studente di nuoto prima di completare l'iscrizione.

A questo scopo si può richiedere ai

  • ai genitori di completare un sondaggio
  • un test di nuoto di base prima dell'iscrizione

L'iscrizione dovrebbe essere strutturata in modo da registrare un bambino con l'account/le informazioni del genitore associate sullo stesso profilo.

Una volta iscritti, la gestione della scuola di nuoto fornisce una piattaforma semplice per accedere a tutte le informazioni rilevanti sugli studenti, compresi i dettagli dell'iscrizione, i risultati dei corsi, i pagamenti, la frequenza e gli orari per aiutare ogni semestre a svolgersi nel modo più fluido possibile.

Gli strumenti di gestione dei soci possono anche legare un genitore a più di un figlio o a un account di palestra preesistente. Mantenere questi account uniti eviterà in futuro inutili grattacapi dovuti alla ricerca e all'abbinamento di profili di membri separati e di informazioni pertinenti.

Capacità di gestire una serie di problemi comuni delle scuole di nuoto

Le scuole di nuoto sono spesso soggette a una serie di circostanze incontrollabili che possono influire sulle lezioni o sugli orari. Tra queste vi sono:

  • Condizioni meteorologiche
  • Problemi tecnici di manutenzione della piscina
  • Protocolli igienico-sanitari
  • Emergenze mediche

Queste responsabilità, purtroppo comuni, dimostrano che le scuole di nuoto devono essere in grado di notificare facilmente la cancellazione delle lezioni in qualsiasi momento. L'utilizzo di una piattaforma di gestione sofisticata può aiutare le scuole di nuoto a inviare in anticipo e-mail pertinenti per avvisare di queste circostanze o cancellazioni di classi.

Inoltre, nel caso in cui sia necessario riprogrammare un'intera classe, il calendario delle lezioni online dovrebbe consentire di spostare l'orario solo per questa occasione, senza influenzare il resto delle lezioni regolarmente programmate.

Riflessioni conclusive

Le scuole di nuoto sono un'ottima iniziativa commerciale, sia come scuole autonome sia come opzione ausiliaria per le strutture di fitness. L'offerta di lezioni di nuoto può portare un nuovo senso di comunità al vostro centro fitness o ricreativo, diversificando al contempo i flussi di entrate e la clientela. Anche se nulla può superare l'importanza di assumere il personale perfetto e di eseguire lezioni eccellenti, affidarsi a un solido sistema di gestione delle scuole di nuoto può fare un'enorme differenza nell'ottimizzare le operazioni quotidiane.

Utilizzando la tecnologia per ridurre al minimo le comuni e stressanti procedure di back-end, il personale e gli istruttori della scuola di nuoto possono dedicare il loro tempo ad aiutare al meglio gli studenti a raggiungere una delle tappe più care della loro infanzia.

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