Come migliorare l'efficacia dell'accoglienza?

Alla reception del fitness club c'è molto lavoro da fare. Registrare gli ingressi, assegnare e ricevere le chiavi delle cabine, vendere le iscrizioni, rispondere alle domande dei soci, rispondere alle telefonate, rispondere alle e-mail dei clienti, iscrivere i soci ai corsi, vendere servizi e articoli del bar: queste sono le principali responsabilità del personale della reception, ma non tutte.

Probabilmente ogni cliente che si è recato in palestra nel pomeriggio di una settimana non ha ricevuto un servizio soddisfacente a causa del sovraccarico della reception. Quindi, come manager o proprietario di un centro benessere, potete fare qualcosa per migliorare il lavoro della vostra reception? Come potete sollevare i vostri dipendenti da alcune azioni banali e ripetitive per avere più tempo possibile per i clienti?

Automazione delle attività di routine

Velocizzare le attività di routine è importante, ma per migliorare le prestazioni del vostro locale non è necessario passare subito a soluzioni radicali come l'installazione di cancelli di controllo o mulinelli. Nulla può sostituire un'accoglienza cordiale e calorosa da parte della reception. È possibile eseguire molte azioni in modo molto più rapido senza investire ingenti somme di denaro. È possibile farlo implementando un software di gestione come Perfect Gym. Può aiutare e migliorare in modo significativo:

1. Gestione dei locali e programmazione dei corsi di gruppo
2. Iscrizione dei clienti ai corsi di gruppo: date ai soci del vostro club la possibilità di iscriversi alle attività organizzate attraverso il sistema di prenotazione o l'app mobile. Secondo molti sondaggi, un utente di fitness club su due vorrebbe poterlo fare da solo. Prenotando i posti online, inoltre, risparmierete fino al 20% del tempo di accoglienza, che è già molto.
3. Inviare agli utenti notifiche sui cambiamenti nel vostro club (ad esempio, lezioni cancellate o sostituzioni; orari di lavoro diversi). Il centro di automazione vi permette di inviare e-mail o messaggi di testo in modo rapido e allo stesso tempo in massa.

Pianificate i processi e gli schemi e formate

Quando assumete un team, assicuratevi di scegliere persone con valori e attitudini specifiche. Questo è particolarmente importante nel contesto di un corretto servizio clienti, perché le linee d'azione in diverse situazioni - compresa la gestione di situazioni di crisi - e i processi possono essere appresi. È fondamentale elaborare tali schemi e formare tutti i dipendenti in questi ambiti. Per fare un esempio, cosa consigliereste a un cliente che non è stato informato della cancellazione di un corso di gruppo e che si è presentato puntuale per parteciparvi? La domanda è cosa dovrebbe fare il personale della reception con un cliente di questo tipo: cosa dire e come risarcire.

Prendetevi cura della qualità della vostra parte legale

Non dimenticate l'aspetto legale: curate il contenuto delle vostre regole e dei vostri accordi. Assicuratevi che non siano solo legali, ma anche comprensibili e chiari. In questo modo dimostrerete di rispettare il cliente. Inoltre, documenti poco chiari e complicati nei contratti e nei regolamenti possono scoraggiare e spaventare i potenziali clienti del vostro club. Assicuratevi anche che il personale della reception comprenda e sia in grado di spiegare i termini dei vostri contratti e conosca nei dettagli le offerte in corso. Costruite l'immagine dei membri del vostro team come professionisti orientati al servizio.