Wróć do listy

Jak oprogramowanie do zarządzania klubem może usprawnić działanie siłowni?

Aby podnieść jakość swojej oferty, menedżerowie siłowni mogą zdecydować się na automatyzację usług i uproszczenie pracochłonnych operacji. W ten sposób marki mogą wzmocnić pozycję klientów, wyeliminować "zatory" w płynności pracy i dać menedżerom siłowni więcej czasu na poprawę przeżyć klientów.

Jak oprogramowanie do zarządzania klubem może usprawnić działanie siłowni?

Pragnienie konsumentów, by korzystać z fitnessu i wygody nigdy nie było większe i będzie nadal rosło. W związku z tym menedżerowie klubów mają trudności z pogodzeniem trendów konsumenckich z jednoczesnym prowadzeniem działalności.

Aby rozwiązać ten dylemat, menedżerowie fitness muszą skupić się na zmniejszeniu zakresu swoich obowiązków, jak również na uproszczeniu wielu nieefektywnych procesów i rozwiązań w klubie. Wysoce konkurencyjny rynek wymaga hiperłączności przez cały czas, aby zapewnić sprawne działanie klubu.

Korzystając z inteligentnych technologii i wydajnych systemów komputerowych, siłownie mogą inwestować w nowoczesne systemy zarządzania klubem, które umożliwiają menedżerom delegowanie zadań i automatyzację pracochłonnych procesów.

Mając mniej obowiązków operacyjnych, menedżerowie siłowni będą mieli swobodę pracy nad stroną biznesową utrzymania i efektywnego rozwoju klubu. Zaawansowane narzędzia cyfrowe są jednak niezbędnym elementem w osiągnięciu tej rzeczywistości.

Systemy zarządzania klubem są wykorzystywane w całej branży fitness. Jednak starsze systemy robią więcej niż kiedykolwiek wcześniej, aby ograniczyć rozwój klubu.

Należy dokonać przewrotu.

Złożoność biznesowa jest nieunikniona w przypadku dużych obiektów fitness. To dość oczywiste.

Jednak decydując się na nowoczesne rozwiązania do zarządzania klubem, obiekty fitness mogą otrzymać narzędzia, które pozwolą im pozbyć się trudności w zarządzaniu. Dzięki temu menedżerowie siłowni mogą przejść od codziennego gaszenia pożarów do tworzenia unikalnych doświadczeń klientów, dzięki decyzjom opartym na danych.

Zainstalowanie holistycznej platformy do zarządzania klubem może pomóc siłowniom w żonglowaniu różnymi aspektami ich działalności. Istnieją cztery główne sposoby na usprawnienie pracy placówki:

  1. Przekazanie kontroli klientom klubu
  2. Automatyzacja usług
  3. Podzielić obowiązki między większą liczbę osób
  4. Stworzyć centrum informacji, aby zapewnić sobie wgląd w dane.

W tym artykule dowiesz się, w jaki sposób nowoczesne systemy zarządzania klubami, takie jak Perfect Gym, są w stanie znacznie ograniczyć czas i pieniądze, które klub poświęca na swoją działalność. Te cyfrowe systemy obejmują takie narzędzia, jak:

  • Punkty handlowe, portal klienta i zaplecze w jednym oprogramowaniu
  • Otwarty interfejs programowania aplikacji (z ang. API) do integracji z oprogramowaniem innych firm.
  • Narzędzia automatyzacji i moduły relacji z klientami.
  • Algorytmy analityki biznesowej wspomagające wydajność biznesową.

Zarządzanie pracownikami

W klubie fitness personel jest pierwszym i najpotężniejszym punktem kontaktu, z którym zetkną się klienci klubu. Dlatego dbanie o to, aby pracownicy byli zadowoleni i zmotywowani, może przełożyć się również na zadowolenie klientów i dobrze prosperujący biznes.

Łatwiej powiedzieć, niż zrobić. Placówki wymagają niezliczonej liczby rąk do pracy, aby z powodzeniem utrzymać się na powierzchni, od pracowników administracji po sprzedawców, sprzątaczki i trenerów personalnych. Złożoność zarządzania pracownikami może czasami prowadzić do błędów ludzkich. To z kolei grozi problemami, jak opóźnione wypłaty i sporne premie prowizyjne.

Podejmowanie mądrych decyzji dotyczących zarządzania w dłuższej perspektywie może pomóc menedżerom siłowni ograniczyć problemy, takie jak utrata pracowników i skargi klientów. Zmniejszy też czas i wysiłek, które należy poświęcić, by zadbać o prawidłowe zarządzanie wszystkimi pracownikami.

Narzędzie do przydzielania prowizji w zarządzaniu siłownią umożliwia menedżerom przeglądanie, dostosowywanie i konfigurowanie nowych zasad prowizji dla poszczególnych pracowników, w ramach kilku kroków.

Perfect Gym streamline gym operations general commission rules screenshot

Mając już określone przez kierownika "zasady" dotyczące prowizji, system może następnie wykonać ciężką pracę polegającą na automatycznym obliczaniu nagród dla każdego członka zespołu, który zamknął transakcję.

Może to pomóc obiektom w precyzyjnym nagradzaniu pracowników. Daje to również kierownikom siłowni możliwość wglądu w to, którzy członkowie zespołu przynieśli największe dochody, a którzy pozostają w tyle.

Dzięki prowizjom menedżerowie mogą zwiększać motywację w różnych działach. Na przykład, można ustalić zasady nagradzania pracowników recepcji, aby zachęcić ich do zapewnienia lepszej opieki nad klientami. Jednym ze sposobów mierzenia tego efektu jest dodanie prowizji opartej na ilości sprzedanych przez pracowników recepcji artykułów drugiej potrzeby lub ilości podpisanych przez nich umów.

Ponadto trenerzy personalni również mogą uzyskać prowizję, ustalając cel w postaci liczby podpisanych przez nich sesji szkoleniowych lub klientów, których zadowolenie przekroczyło 8 punktów.

Narzędzie to okazuje się szczególnie przydatne w promowaniu sukcesu zespołu zajmującego się sprzedażą członkostw. Menedżerowie mogą ustalić zasady nagradzania sprzedawców w zależności od tego, ile umów podpisali lub ile nowych leadów zgromadzili w ciągu miesiąca.

Ogólnie rzecz biorąc, narzędzie do naliczania prowizji eliminuje konieczność ręcznego obliczania przez kierowników siłowni nagród i premii dla pracowników na koniec miesiąca. To z kolei zmniejsza ryzyko popełnienia "ludzkiego" błędu. Menedżerowie mogą wyeliminować pośredników i korzystać z jednego, dokładnego źródła do obliczania prowizji.

Rezerwacje treningów personalnych i planowanie

Po finansowym zarządzaniu pracownikami przychodzi potrzeba zarządzania czasem. Po prostu nie ma wystarczająco godzin w ciągu dnia dla menedżerów siłowni, aby zaplanować własne zadania, monitorować pracę swoich trenerów personalnych i ustalać ich agendę. Mimo wszystko - próbują.

Często zdarza się, że instruktorzy w klubie mają wiele zajęć. Od nauczania na innych siłowniach do posiadania innej pracy w niepełnym wymiarze godzin- trenerzy personalni zazwyczaj prowadzą pracowite życie.

Zarządzanie klubem fitness przez dedykowane oprogramowanie umożliwia Ci rezerwację zajęć online oraz pozwala na nadawanie uprawnień wielu użytkownikom. W rezultacie menedżerowie siłowni mogą całkowicie odciąć się od procesu planowania zajęć.

Perfect Gym streamline gym operations PG class booking feature

W Perfect Gym trenerzy personalni mogą dowolnie ustawiać własne przedziały czasowe w systemie, korzystając ze swojego konta. Klienci klubu mogą również rezerwować swoje treningi w domowym zaciszu, korzystając ze specjalnego portalu dla klientów.

Dzięki temu rezerwacja zajęć i sesji jest nie tylko wygodniejsza, a przez to bardziej atrakcyjna dla klientów klubu. Daje też trenerom możliwość decydowania o swoim harmonogramie.

Dodatkowo, dzięki specjalnej automatyzacji, systemy zarządzania klubem mogą wysyłać do trenerów e-maile z powiadomieniem o nowych zapisach, dzięki czemu są oni zawsze przygotowani na przyjęcie swoich klientów. Z tak zaawansowanym, zautomatyzowanym systemem planowania, menedżerowie siłowni nie muszą zagłębiać się w szczegóły zarządzania harmonogramami lub naprawiać błędów wynikających ze zdublowanej rezerwacji.

Perfect Gym streamline gym operations PG client-facing portal class booking

Uprawnienia systemowe

Systemy zarządzania klubem są świetne do dywersyfikacji obowiązków i rozkładania obciążenia pracą równomiernie, od menedżera siłowni po zespół. Ponieważ jednak system zarządzania klubem może stanowić serce całej działalności klubu, powierzenie dostępu do niego wszystkim członkom zespołu i trenerom może być niepokojące.

Naturalnym jest, że menedżerowie mają swoje sekrety, jeśli chodzi o działalność klubu. Jednak takie postępowanie może również prowadzić do powstawania zatorów komunikacyjnych, obniżenia ogólnej wydajności i wywoływania chaosu w całym obiekcie.

Dlatego menedżerowie siłowni powinni szukać systemów, które umożliwią ich zespołowi automatyzację procesów i samodzielne wykonywanie zadań, ale ostatecznie pozostawią kontrolę w rękach menedżera.

Menedżerowie obiektów mogą to osiągnąć, kontrolując i dostosowując uprawnienia systemowe dla wszystkich kont pracowników w systemie klubu. W ten sposób można - na przykład - dać trenerom dostęp do ich grafiku, ale zablokować im wgląd w dokumentację finansową klubu. Jeśli pracownik zrobi coś nierozsądnego, menedżerowie siłowni mogą natychmiast odebrać mu dostęp do systemu.

Perfect Gym streamline gym operations screenshot of the PG system preferences tool

Mając do dyspozycji "cyfrowy klucz" do oprogramowania do zarządzania klubem, menedżerowie mogą usprawnić procesy, a także utrzymać bezpieczeństwo jako najwyższy priorytet.

Zarządzanie obiektem

Dla klientów klubu fitness recepcja jest podstawowym środkiem rozwiązywania szeregu problemów, skarg i zapytań. Dlatego zastanie pustej recepcji może być frustrujące dla klientów. W jaki sposób klienci klubu mają się skupić na swojej sprawności fizycznej, gdy ich punkt obsługi jest nieczynny?

stock photo of desert

To, jak szybko klub fitness rozwiązuje problemy swoich klientów działa jak potężny katalizator dla poziomu ich satysfakcji.

Z perspektywy menedżera siłowni, obsadzenie recepcji w klubie fitness może być trudnym przedsięwzięciem. Poszukiwanie pracowników, koszty szkoleń, podatki związane z zatrudnieniem i rotacja pracowników - wszystko to sprawia, że klub fitness traci czas i pieniądze.

Jednak, w dzisiejszych czasach, klienci o dużej wiedzy cyfrowej chcą mieć większą kontrolę nad własnymi doświadczeniami w zakresie obsługi, a 73% konsumentów twierdzi, że wolałoby samodzielnie rozwiązać problem związany z usługą lub produktem.

Perfect Gym streamline gym operations PG self-service registration

Dzięki nowoczesnemu systemowi zarządzania klubem menedżerowie siłowni mogą pozwolić swoim pracownikom, a także klientom, na przejęcie kontroli nad własnymi członkostwami. Zastosowanie automatyzacji, która pozwala klientom na samodzielną obsługę, nie tylko jest obecnie bardzo popularne, ale także zwalnia cały dział zarządzania z odpowiedzialności za obiekt.

Dla przykładu, instalacja kiosków samoobsługowych znacznie zmniejsza zapotrzebowanie na pracowników recepcji. Urządzenia te pozwalają klientom zarządzać parametrami członkostwa, generować nowe karty wstępu i uiszczać opłaty członkowskie.

Integracje z systemem zarządzania klubem można również wykorzystać do zautomatyzowania kontroli nad systemem wejść do klubu. Ustawiając blokady na kontach klientów zalegających z opłatami, menedżerowie siłowni mogą ograniczyć dostęp dla niepłacących osób, bez konieczności spędzania czasu na recepcji.

Ponadto dzięki portalowi dla klientów, który jest kontrolowany przez system zarządzania klubem i zintegrowany z dostawcą usług płatniczych, potencjalni klienci mogą zapisać się do siłowni i ustanowić własne polecenie zapłaty za pomocą laptopa. To ogranicza konieczność wypełniania papierowych dokumentów, archiwizowania i wykonywania zadań administracyjnych.

Perfect Gym streamline gym operations screenshot of self serve kiosk benefits graphic

Umożliwiając klientom samodzielne administrowanie swoim członkostwem, kluby nie tylko zaspokajają potrzeby konsumentów w zakresie kontroli i przejrzystości, ale także eliminują konieczność zatrudniania pośredników, którzy dostarczają produkty, usługi lub rozwiązania dla klientów.

Uprawnieni klienci to mniej pracy związanej z zarządzaniem dla kierowników siłowni. A to może uwolnić więcej czasu i budżetu dla placówki. Te środki przydadzą się do poprawy obsługi klienta w innych obszarach działalności klubu.

Zarządzanie klientami

Odkąd istnieją siłownie, menedżerowie borykają się z problemami związanymi z utrzymaniem klientów, w takim czy innym momencie.

Według IHRSA, tylko 18% osób, które wykupiły członkostwo fitnessregularnie odwiedza siłownię. W przypadku obiektów fitness działających na zasadzie abonamentu, liczba ta nie ma negatywnego wpływu na ich przychody.

Jednak, wraz z eksplozją cyfrowych rozwiązań fitness w ostatniej dekadzie, konsumenci fitness mają więcej możliwości, aby pobrać aplikację do ćwiczeń lub zainwestować w domowy sprzęt sportowy. Takie rozwiązanie jest nie tylko wygodniejsze dla klientów klubu, ale może też okazać się tańsze niż dalsze opłacanie siłowni. Stanowi to zagrożenie dla możliwości utrzymania siłowni w przyszłości.

Perfect Gym streamline gym operations Mirror WorkoutŹródło:

W dzisiejszych czasach dla menedżerów siłowni ważne jest zapewnienie wysokiej jakości obsługi klienta oraz unikalnych doświadczeń związanych z fitnessem. Menedżerowie muszą teraz pracować jeszcze ciężej, aby utrzymać zaangażowanie swoich klientów, w celu wygenerowania ich lojalności dla klubu.

Najbardziej efektywnym sposobem, w jaki marka fitness może rozpocząć tworzenie społeczności, jest komunikacja. Jednak dla menedżerów siłowni, tworzenie i wdrażanie spersonalizowanych e-maili, SMS-ów lub powiadomień typu push dla klientów może stać się przytłaczającym i nieefektywnym procesem technicznym.

Spersonalizowana komunikacja jest niezbędna do budowania zaangażowania klientów. Może też być potężnym narzędziem przy sprzedaży krzyżowej lub wtórnej. Dlatego, aby czerpać jak największe korzyści z komunikacji z klientami, menedżerowie siłowni mogą współpracować z systemem do zarządzania klubem, który zawiera również centrum automatyzacji.

Perfect Gym streamline gym operations screenshot of Automation center in action PG

Korzystanie z systemu typu "wszystko w jednym" oznacza, że menedżerowie siłowni nie muszą gromadzić i importować list kontaktów, aby rozpocząć pracę. Zamiast tego mogą raz skonfigurować reguły automatyzacji, stworzyć atrakcyjną treść, dodać odpowiednie znaczniki i pozwolić systemowi na wysyłanie wiadomości w zależności od tego, kto spełnia ustawione automatycznie kryteria.

Zamiast tworzyć i wysyłać czasochłonne e-maile do klientów, którzy mogą je przeczytać lub nie - jednorazowe ustawienie automatyzacji komunikacji oznacza, że menedżerowie mogą zapomnieć o sprawie i mieć pewność, że klienci są informowani na bieżąco. 

FOTO: Perfect Gym usprawnia działanie siłowni (zrzut ekranu biuletynu fitness PG).

Zarządzanie sprzedażą

Sprzedaż zarówno członkostwa, jak i wydatków wtórnych jest integralnym aspektem rozwoju każdego klubu fitness.

Jeśli chodzi o sprzedaż członkostwa, zamknięcie transakcji zależy w dużej mierze od czasu. Jedną z najgorszych zbrodni, jaką może popełnić klub, jest pozwolenie, aby gorące leady sprzedażowe stały się zimne.

Jednak dla wielu klubów jest to nieunikniona rzeczywistość. W większości przypadków winowajcą niewykorzystanych szans na sprzedaż jest brak organizacji i czasochłonne procesy administracyjne.

Perfect Gym streamline gym operations stock of paperwork, messy desk

Przypisywanie leadów, planowanie terminów kolejnych spotkań i rejestrowanie historii sprzedaży jest ważne. Jednak to wymagające zadania dla handlowców. Nadmierne poświęcanie czasu na te czynności może odwrócić uwagę od najważniejszego elementu sprzedaży - od potencjalnego klienta.

Dla zespołu sprzedażowego wybór pomiędzy organizowaniem a pielęgnowaniem potencjalnych klientów może przypominać znalezienie się między młotem a kowadłem.

Aby temu zaradzić, kluby fitness mogą korzystać z platformy do zarządzania klubem, która zawiera funkcję menedżera relacji z klientami. Dzięki temu nie trzeba zarządzać więcej niż jednym złożonym oprogramowaniem.

Perfect Gym streamline gym operations screenshot oF pg CRM.

Ponadto - w przeciwieństwie do ogólnych narzędzi do zarządzania sprzedażą, jak Salesforce czy Hubspot - platforma do zarządzania klubem, która zawiera wbudowany system do zarządzania relacjami z klientami (z ang. CRM) będzie dostosowana do handlowych potrzeb branży fitness. To bardziej intuicyjne i usprawnione rozwiązanie dla sprzedawców w Twoim klubie fitness.

Z punktu widzenia zarządzania zespołem, właściciele siłowni mogą mieć wgląd w proces sprzedaży swojego klubu. Mają też możliwość przypisywania leadów i przeglądania indywidualnych wyników każdego sprzedawcy.

Dzięki temu, że cała historia komunikacji i proces sprzedaży znajdują się w jednym miejscu, członkowie zespołu nie muszą przeprowadzać skomplikowanych czynności administracyjnych związanych ze sprzedażą. Pozwala to również kierownikom siłowni uzyskać jaśniejszy obraz efektywności swojego zespołu sprzedaży.

Zarządzanie zapasami produktów wtórnych

Według IHRSA, kluby, które mają wyższe wydatki wtórne, zazwyczaj mają wyższą retencję. Posiadanie w zapasie niezbędnych produktów fitness pomaga rozwijać poczucie lojalności u klientów, dzięki czemu prawdopodobieństwo ich odejścia jest niższe.

Jednak zarządzanie potrzebami magazynowymi, promocjami i rekomendacjami produktów może zostać zepchnięte na sam dół listy potrzeb siłowni. To proste, gdy codziennie w godzinach pracy są ważniejsze priorytety do załatwienia. Może to prowadzić do wyczerpania produktów i utraty dodatkowych przychodów klubu.

Automatyzacja pomoże Ci trzymać rękę na pulsie w zakresie potrzeb inwentaryzacyjnych. Inteligentne systemy zarządzania siłownią mogą automatycznie liczyć liczbę produktów pozostałych po dokonaniu każdej sprzedaży, umożliwiając menedżerom sprawdzanie stanu zapasów w czasie rzeczywistym za pomocą kilku kliknięć. To genialna alternatywa do ręcznego liczenia produktów co kilka tygodni. Menedżerowie siłowni mogą w ten sposób zaoszczędzić mnóstwo czasu.

Perfect Gym streamline gym operations Inventory tool in PGM

Zarządzanie finansami pozwala menedżerom rejestrować, śledzić i usprawniać sprzedaż. Gromadzenie dokładnych danych o płatnościach; wiedza o tym, kto zalega z płatnościami, a kto jest skłonny do rezygnacji z zajęć - to wszystko jest niezbędne dla dobrych praktyk biznesowych, aby w każdej chwili mieć kontrolę nad danymi finansowymi.

Sprawozdawczość biznesowa

Praca w branży fitness i dbanie o to, by codzienne operacje przebiegały bez zakłóceń, wydaje się być dość proste. Jednak czasami menedżerowie siłowni wpadają w pułapkę zbyt głębokiego angażowania się w pracę.

Rzeczywiście, część sukcesu klubu fitness opiera się na zapewnieniu klientom klubu wspaniałych doświadczeń związanych z zajęciami. Inna (często pomijana) część sukcesu siłowni wynika z tego, jak dobrze obiekt funkcjonuje, jako firma.

Menedżerom siłowni może być trudno cofnąć się i obiektywnie ocenić wskaźniki efektywności biznesowej swojego klubu. Jednak jest to bardzo ważne dla przyszłości obiektu.

Posiadanie pulpitu nawigacyjnego do raportowania daje unikalny wgląd w działalność. Pozwala też na sprawdzanie różnych zbiorów danych w rzeczywistym czasie, w zależności od potrzeb.

Perfect Gym streamline gym operations PG screenshot of the BI dashboard

Inne narzędzia mogą dostarczyć szczegółowych informacji biznesowych. Ale jeśli nie masz wykształcenia w zakresie analizy danych, uzyskanie rzeczywistego wglądu w te liczby jest trudne.

Przejrzyste wizualizacje danych i przeglądy kluczowych wskaźników wydajności klubu są niezmiernie pomocne. Eliminują godziny pracy poświęcone na analizę niezrozumiałych arkuszy kalkulacyjnych i raportów.

Perfect Gym streamline gym operations PG screenshot into a drill-down of a performance metric

Wnioski

Usprawnianie działalności obiektów fitness staje się krytyczną częścią pracy menedżerów siłowni. Dzięki zautomatyzowanym usługom i "usamodzielnionym" pracownikom i klientom, menedżerowie siłowni mogą znaleźć się w wyjątkowej sytuacji, gdzie mają trochę wolnego czasu. Wtedy ich rola może skupić się wyłącznie na budowaniu unikalnych doświadczeń fitnessowych dla klientów.

Niezależnie od tego, czy chodzi o zastosowanie w klubie najnowocześniejszych technologii, jak skanery 3D lub studia wirtualnej rzeczywistości, czy też o zmonopolizowanie najmodniejszych zajęć ruchowych - menedżerowie siłowni będą mieli swobodę we wdrażaniu najkorzystniejszych ofert dla swojej placówki.

Oprócz tego, zastosowanie systemu zarządzania klubem typu "wszystko w jednym" może również gromadzić scentralizowane źródło danych dla menedżerów siłowni.

Jeśli menedżerowie chcą poznać swoje wskaźniki retencji, płatności członkowskie lub godziny szczytu, mogą uzyskać dostęp do liczb w ramach systemu zarządzania klubem. Odblokowanie tych danych oznacza, że menedżerowie siłowni mogą śledzić swoje wyniki i wykorzystać je do udowodnienia swojej wydajności. Rozwiązanie przyczynia się też do zidentyfikowania słabych punktów w działalności placówki.

W skrócie, zainstalowanie całościowego, otwartego interfejsu programowania aplikacji (z ang. API) w obiekcie fitness może wyeliminować ogromną ilość zadań dla menedżera siłowni, pozwalając mu naprawdę skutecznie zarządzać swoim obiektem fitness.

Dziękujemy za uwagę! Jeśli Ci się podoba, podziel się tym z innymi!

Chcesz zacząć swoją przygodę z Perfect Gym?

Umów się na bezpłatną prezentację

Chcesz zobaczyć demo?

Umów się na bezpłatną prezentację

Zarezerwuj spotkanie online, aby zapoznać się z oprogramowaniem Perfect Gym!