Wróć do listy

Wykorzystanie oprogramowania do zarządzania kursami do prowadzenia szkoły pływania

Szkoły pływania są świetnym przedsięwzięciem biznesowym, jako samodzielne szkoły oraz jako dodatkowe źródło dochodu dla obiektów fitness. Prowadzenie szkoły pływania wiąże się jednak z wieloma wyzwaniami, które początkowo nie rzucają się w oczy. Przeczytaj, w jaki sposób oprogramowanie do zarządzania kursami może zoptymalizować działania szkoły pływania, pozwalając pracownikom skupić się na pomaganiu uczniom w osiąganiu ich celów.

Wykorzystanie oprogramowania do zarządzania kursami do prowadzenia szkoły pływania

Na całym świecie nauka pływania jest nie mniej ważnym wydarzeniem niż nauka jazdy na rowerze czy wiązania butów. W związku z tym szkoły pływania korzystają ze stałej bazy klientów, jak i młodego "narybka" ( ͡° ͜ʖ ͡°). To sprawiło, że wiele ośrodków fitness postanowiło w pełni wykorzystać swoje obiekty, oferując naukę pływania jako źródło dodatkowych dochodów.

Prowadzenie szkoły pływania wiąże się z większymi wyzwaniami, niż się na pierwszy rzut oka wydaje. Niezależnie od tego, czy jest to niezależna szkoła pływania, czy też poboczne przedsięwzięcie w tradycyjnym klubie fitness lub centrum rekreacyjnym - spełnianie skomplikowanych wymogów związanych z nauką pływania wymaga doskonałej organizacji i strategii zarządzania.

Placówki mają dużo pracy: począwszy od wyboru świetnych instruktorów, utrzymywania zorganizowanych planów zajęć, prowadzenia efektywnych lekcji, aż po budowanie silnych relacji z uczniami i rodzicami. Szkoły pływania muszą być także przygotowane do radzenia sobie ze stale zmieniającym się charakterem swojej działalności: napływem nowych klientów, nieregularnymi planami zajęć, przechodzeniem uczniów do nowych klas lub na nowe poziomy itp.

Wiele platform do zarządzania nie zostało stworzonych z myślą o kursach przeznaczonych dla dzieci, a zatem nie ma możliwości łatwego zaspokojenia typowych potrzeb rodziców lub opiekunów. Potrzeby te stają się coraz bardziej złożone, gdy szkoły pływania rozrastają się z czasem.

W tym artykule przedstawimy zasoby, zasady i narzędzia niezbędne do tego, aby model biznesowy szkoły pływania odniósł sukces.

Zatrudnianie odpowiedniego personelu

Źródło:

Jak każda firma mająca kontakt z klientem, Twoja szkoła pływania będzie tak renomowana, jak nauczyciele i personel, który zatrudnisz. Do pracy z małymi dziećmi potrzeba wyjątkowej osoby, zwłaszcza takiej, która przeszła odpowiednie szkolenie w zakresie bezpieczeństwa nad wodą i pierwszej pomocy. Instruktorzy pływania muszą być dobrymi pływakami i skutecznymi nauczycielami, którzy potrafią skutecznie tłumaczyć zasady młodym słuchaczom. Często instruktorzy pływania mają doświadczenie w opiece nad dziećmi lub w pokrewnej dziedzinie.

Lekcje pływania powinny być tak skonstruowane, by w zabawny i innowacyjny sposób łączyć naukę i technikę z ćwiczeniami dla dzieci. Instruktorzy powinni posiadać wystarczającą wiedzę z zakresu edukacji wczesnoszkolnej, aby tworzyć lekcje i oceny, które pozwolą ocenić postępy uczniów, ale jednocześnie będą zrównoważone zabawą, grami i możliwościami socjalizacji.

W miarę jak zajęcia stają się bardziej zaawansowane, instruktorzy powinni oczywiście posiadać wiedzę na temat pływania, aby pomóc uczniom w osiąganiu postępów w nauce. Powinni także umieć komunikować się z rodzicami oraz wykonywać podstawowe obowiązki związane z zarządzaniem szkołą.

Ustal zasady działania szkoły pływania

Modele biznesowe szkół pływania mogą funkcjonować na różne sposoby. Niektóre mogą być tak płynne, jak harmonogramy, które zmieniają się co tydzień, w zależności od zapisów. Inne tak sztywne, jak powtarzające się zajęcia z zaangażowanymi uczniami. Niezależnie od struktury Twojej szkoły pływania, stworzenie i egzekwowanie jednolitych zasad jest kluczowe dla sukcesu firmy. Kilka podstawowych zasad, które warto rozważyć:

Zasady płatności

Szkoły pływania muszą stworzyć spójny harmonogram rozliczeń, który będzie uzupełnieniem ich modelu biznesowego. Mogą to być płatności z góry w pełnej kwocie, podział płatności w trakcie kursu na miesiące lub tygodnie, albo pojedyncze opłaty za każdą lekcję. Każdy z tych modeli ma swoje zalety i wady. Klientów może odstraszać duża płatność z góry, natomiast płatności wielokrotne narażają pracowników na nieuniknione problemy, jak opóźnienia w płatnościach czy spory dotyczące odwoływania zajęć lub zwrotu pieniędzy (patrz poniżej na: zasady odwoływania zajęć).

Płatności z góry za cały kurs pływania powinny przewidywać zwrot pieniędzy lub możliwość nadrobienia zajęć, jeśli uczeń je opuści. Podobnie, podzielone na segmenty harmonogramy płatności powinny mieć jasno określone obowiązujące opłaty za opóźnienie, okresy ostrzegania o odwołaniu zajęć itp.

Szkoły pływania mogą najlepiej egzekwować swoje zasady płatności, zapewniając elastyczne i wygodne opcje płatności cyfrowych. Oferowanie jak największej liczby dogodnych metod płatności eliminuje niepotrzebne obciążenia dla rodziców. Zautomatyzowane naliczanie opłat gwarantuje, że transakcja zostanie przeprowadzona bez dodatkowego obciążania pracowników.

W przypadku sporów dotyczących płatności, procedury cyklicznych rozliczeń nakładają odpowiedzialność na klienta. To on musi zgłosić chęć nadrobienia zajęć albo anulowania rezerwacji. Portale klienta to świetny sposób na to, by klienci mogli samodzielnie kontrolować swoje płatności, zamiast dodatkowo obciążać pracowników szkoły pływania.

Zasady anulowania/odrobienia zajęć (z ang. cancellation/make up policies)

Życie jest nieprzewidywalne, szczególnie w przypadku typowych uczniów w wieku 0-8 lat. Dlatego tak ważne dla szkółek pływania jest egzekwowanie zasad dotyczących odwoływania zajęć. Należy:

  • ustalić jasne ramy czasowe, w których można odwołać zajęcia bez ponoszenia kary (24 godziny, 12 godzin, itp.).
  • ustalić zasady postępowania w przypadku niestawienia się uczniów lub odwołania zajęć w ostatniej chwili.
  • jasno określić możliwości odwołania zajęć przez uczniów. W przypadku osób, które dokonały przedpłaty, należy np. ustalić czy otrzymają zwrot pieniędzy, czy też mają odrobić zaległe zajęcia.
  • wziąć pod uwagę zajęcia uzupełniające. Jeśli wprowadzasz je do oferty, upewnij się, że masz odpowiednie opcje, które pasują do harmonogramu i poziomu umiejętności Twoich klientów.

Korespondencja z klientami i raporty o postępach

Jak w każdym biznesie ukierunkowanym na klienta, utrzymywanie dobrych relacji i komunikacji z użytkownikami jest kluczowe. W szkołach pływania, korespondencja z klientami oznacza otwarte linie komunikacyjne dla potrzeb zarządzania członkostwem (płatności, anulacja zajęć itp.), jak również raportowania postępów uczniów. Pierwszym i najbardziej oczywistym sposobem zorganizowania komunikacji z klientem jest upewnienie się, że każdy uczeń ma w swoim profilu informacje kontaktowe do swoich rodziców. Szkoły pływania mogą wtedy zdecydować, które medium (e-mail, rozmowa telefoniczna, portal klienta itp.) jest dla nich najlepsze do komunikacji z klientem.

Wielu rodziców może nie mieć możliwości uczestniczenia w lekcjach pływania swoich dzieci lub odbycia bezpośredniej rozmowy z instruktorami. Ustanowienie jasnych linii komunikacyjnych i harmonogramu raportowania postępów to świetny sposób, by zaimponować klientom swoim profesjonalizmem i indywidualnym podejściem. Obie strony mogą wiele zyskać, jeśli instruktorzy będą korzystać z prostej platformy do łatwego przekazywania uczniom informacji zwrotnych po zajęciach.

Co więcej, wiele z tych działań komunikacyjnych można łatwo zautomatyzować. Wiadomości ze szkoły pływania lub ogłoszenia można łatwo wysyłać do wszystkich zapisanych uczniów lub do poszczególnych osób. Na poziomie grupy lub klasy, instruktorzy i pracownicy mogą wysyłać podsumowania zajęć lub ważne informacje. Mogą to zrobić za pośrednictwem dowolnego, preferowanego kanału, do wszystkich rodzin uczniów, po lekcjach.

Wiadomości e-mail można również skonfigurować w taki sposób, aby automatycznie powiadamiały rodziców o ważnych aktualizacjach dotyczących zajęć lub ucznia: nowy kurs, przenosiny do nowej grupy, zmiana poziomu zajęć, nowe miejsce spotkań itp.

Innym doskonałym i prostym sposobem na utrzymanie doskonałych relacji z klientami jest korzystanie z portalu klienta. To prosta platforma, dzięki której instruktorzy mogą przesyłać opinie i informować rodziców o indywidualnych postępach ich dzieci. Sekcja notatek (zaznaczona powyżej) może być wykorzystywana do sporządzania indywidualnych raportów z postępów dziecka lub do publikacji ogłoszeń dotyczących zajęć, jak zbliżające się oceny lub imprezy klasowe. Można ją także wykorzystać do powiadamiania rodziców o wszelkich incydentach związanych z zachowaniem dzieci podczas zajęć.

Spójna platforma do planowania zajęć w szkole pływania: Zorganizowana segmentacja grup i klas

Większość szkół pływania stosuje podobny format podziału lekcji na różne poziomy (grupy), a następnie dzieli uczniów na klasy. "Grupy" i "poziomy" w szkołach pływania są zwykle używane zamiennie, aby określić poziom umiejętności pływackich. Szkoły pływania organizują kilka różnych zajęć w tygodniu w ramach każdej grupy.

Źródło:

Na przykład, szkoła może oferować cztery różne grupy/poziomy, a następnie podzielić każdy poziom na pięć różnych klas, które mają miejsce w ciągu tygodnia. Poziomy w powyższym przykładzie są oznaczone różnymi zwierzętami: rozgwiazdy, żółwie, pingwiny, foki i delfiny, a następnie różnymi kolorami oznaczającymi klasy.

Po stronie zarządzania te poziomy i klasy mogą być łatwo rozpoznawalne w systemie poprzez różne nazwy, użycie kolorów itp. Raz utworzony plan zajęć powinien być konfigurowalny, aby można było dodać tyle zajęć na każdym poziomie grupy, ile potrzeba. Możesz to robić w zależności od liczby zapisów i poziomu zaawansowania klientów.

Grupy mogą być tworzone na podstawie obowiązkowych umiejętności pływaków. To pozwoli Ci zapewnić dzieciom bezpieczeństwo i odpowiedni poziom zajęć. Grupy powinny być również na tyle elastyczne, aby umożliwić konsekwentną wymianę uczniów: podopieczni zmieniają grupy lub poziomy w zależności od wielu czynników.

Proste tworzenie harmonogramów zajęć

Tworzenie harmonogramu zajęć w szkole pływania powinno zawierać elastyczne opcje wyboru:

  • Długość kursu (ile tygodni i miesięcy)
  • Czas rozpoczęcia i zakończenia zajęć
  • Czas trwania zajęć
  • Wymagany poziom umiejętności wstępnych
  • Liczba wolnych miejsc w klasie
  • Wymagany wiek (jeśli dotyczy)

Po utworzeniu, harmonogramy powinny być łatwe do nawigacji dla pracowników w systemie zarządzania szkołą pływania. Można to zrobić poprzez różne opcje etykietowania. Na przykład, poziomy mogą być określane kolorami, a grupy - obrazkami lub symbolami. Harmonogramy powinny być również łatwo dostępne, dzięki różnym parametrom wyszukiwania: według ucznia, czasu zajęć, poziomu itp.

Dużą zaletą systemu jest usprawnienie najczęstszych obowiązków związanych z zarządzaniem szkołą pływania. Na przykład, jeśli rodzic chce zapisać swoje dzieci w dwóch różnych grupach wiekowych i na różnych poziomach zaawansowania na zajęcia odbywające się w tym samym czasie, pracownicy szkoły mogą łatwo zastosować filtry, aby znaleźć wolne terminy zajęć, które im odpowiadają. Filtry te mogą również pomóc w szybkim poruszaniu się po odwołanych zajęciach, planowaniu lekcji uzupełniających, obecności na zajęciach itp.

Zarządzanie harmonogramem zajęć

Rejestrowanie uczniów lub zapisywanie ich na zajęcia powinno być możliwe za pośrednictwem różnych, wygodnych kanałów. Oprócz rejestracji osobistej (na recepcji) szkoła powinna oferować portale dla klientów, dzięki którym rodzice będą mogli wprowadzać informacje o swoich dzieciach, przeglądać harmonogramy zajęć oraz sprawdzać dostępność miejsc.

Zapisy do szkółek pływackich są jednak często utrudnione, gdy rodzice są odpowiedzialni za wybór odpowiedniego poziomu zajęć dla swoich dzieci. Szkoły pływania mogą temu przeciwdziałać, ograniczając procedury zapisów zarówno online, jak i osobiście. Na portalach do zapisów można wprowadzić ograniczenia, aby personel mógł właściwie ocenić poziom umiejętności pływaków przed zakończeniem zapisów.

Można to osiągnąć, wymagając:

  • wypełnienia ankiety przez rodziców
  • podstawowego testu pływackiego przed rejestracją.

Zapisy powinny być tak skonstruowane, aby zarejestrować dziecko wraz z powiązanym z nim kontem/informacjami rodzica na tym samym profilu.

Po zapisaniu dziecka, szkoła pływania zapewnia prostą platformę dającą dostęp do wszystkich istotnych informacji o uczniu, w tym szczegółów dotyczących członkostwa, wyników, płatności, frekwencji i harmonogramów zajęć. Celem jest sprawienie, by każdy semestr przebiegał tak sprawnie, jak to tylko możliwe.

Narzędzia do zarządzania klientami mogą również powiązać jednego rodzica z więcej niż jednym dzieckiem lub z wcześniej istniejącym kontem na siłowni. Zarządzanie sparowanymi kontami wyeliminuje niepotrzebny ból głowy, związany z wyszukiwaniem i parowaniem oddzielnych profili klientów i istotnych informacji na ich temat.

Możliwość rozwiązywania najczęstszych problemów szkół pływania

Szkoły pływania często muszą dostosowywać się do nieprzewidzianych okoliczności, które mogą mieć wpływ na zajęcia lub harmonogram. Należą do nich, m.in:

  • Warunki pogodowe
  • Problemy techniczne związane z konserwacją basenu
  • Protokoły sanitarne
  • Nagłe wypadki medyczne

Te, niestety, powszechne wydarzenia pokazują, że szkoły pływania muszą mieć możliwość łatwego powiadamiania klientów o odwołaniu zajęć w dowolnym momencie. Korzystanie z zaawansowanej platformy do zarządzania placówką może pomóc szkołom pływania w natychmiastowym rozesłaniu odpowiednich wiadomości e-mail, aby ostrzec klientów o wyjątkowych okolicznościach lub odwołaniu zajęć.

Dodatkowo, w przypadku konieczności zmiany terminu zajęć dla całej klasy, harmonogram online powinien umożliwiać jednorazowe przesunięcie terminu spotkania, bez wpływu na resztę regularnie zaplanowanych zajęć.

Wnioski końcowe

Szkoły pływania są świetnym przedsięwzięciem biznesowym, zarówno jako samodzielne placówki, jak i jako dodatkowa opcja dla obiektów fitness. Oferowanie lekcji pływania może na nowo zaangażować użytkowników danego centrum fitness lub ośrodka rekreacji, jednocześnie dywersyfikując źródła przychodów i bazę klientów. Chociaż nic nie "przebije" doskonałego personelu i wspaniałych lekcji, oparcie działalności na silnym systemie zarządzania szkołą pływania może stanowić ogromną różnicę w optymalizacji codziennych operacji.

Dzięki wykorzystaniu technologii do prowadzenia typowych, stresujących, "zapleczowych" (z ang. back-end) procedur, personel szkoły pływania i instruktorzy mogą przeznaczyć swój czas na jak najlepsze pomaganie swoim uczniom w osiągnięciu jednego z najważniejszych kamieni milowych ich dzieciństwa.

Chcesz zacząć swoją przygodę z Perfect Gym?

Umów się na bezpłatną prezentację

Chcesz zobaczyć demo?

Umów się na bezpłatną prezentację

Zarezerwuj spotkanie online, aby zapoznać się z oprogramowaniem Perfect Gym!